企业如何选择合适的OA办公自动化系统

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企业如何选择合适的OA办公自动化系统

怎么选择OA系统

如何选OA系统！

大型企业如何选用OA办公系统

一、企业如何选择合适的OA办公自动化系统

企业如何选择合适的OA办公自动化系统

一个成功的企业是一个高效的企业。对于初创公司和小型企业来说，这再真实不过了，在这些企业中，每一分钱都必须以最高效率花费。

在国内，管理和创办企业的成本正在上升。拥有正确的工具来确保成本效益绝对是至关重要的。这就是办公自动化软件的用武之地。

由于技术的发展，无数昂贵且耗时的任务可以自动化以节省重要资源。

如果您希望简化您的操作，以下是您企业在选择合适的OA办公自动化系统时需要了解的内容。

什么是办公自动化系统？

首先，消除关于办公自动化系统实际构成的任何误解和神话很重要。您可能会想到可以为您完成工作的机器人秘书和算法的图像，但事实并非如此。

在考虑什么是办公自动化时，要记住的主要事情是使用硬件或软件系统来辅助重要的办公功能 并简化其他功能。

在更复杂的层面上，您可以考虑 CRM 工具、自动电子邮件和会计软件等。

而您的自动化信息系统需求将因您的业务而异。哪些任务对您的日常活动最重要也很重要。

办公自动化的主要目标是：

收集和整理重要信息

简化耗时且重复的任务

确保资源有效配置

等等

因此，查看可以通过自动化信息系统简化哪些任务非常重要。

开始此过程的有效方法是检查您的资源支出。确定哪些办公领域对您的财务资源消耗最大。

将您的支出与其他类似规模的公司的支出进行比较。然后确定是否可以利用自动化办公系统来降低成本。完成此操作后，您将能够有效地实现自动化。

办公自动化示例

有许多办公自动化软件用于节省企业时间、金钱和人力的例子。

快速回复客户电子邮件至关重要。研究表明，30 分钟的响应延迟会将您的销售几率降低21 倍。自动化电子邮件软件可用于向您的客户提供智能、个性化和即时的响应，让他们保持在线状态。

几乎所有形式的耗时管理都可以在某种程度上实现自动化。使用正确的软件可以自动完成开票和计费。可以通过办公管理平台完成员工和客户信息的归档。

OA自动化办公系统可以控制您的数据共享。这个数据共享是可控制的。即使是冗长的招聘过程也可以完全自动化。

许多公司，例如，使用自动求职面试软件和算法来有效地确定最佳候选人。

这些只是办公自动化可以改善您的业务的一些方式。

如需了解更多的OA自动化办公系统，可为您的企业节省哪些资源及提高效率，可到“Teamface企典”了解详情！

一、怎么选择OA系统

组织数字化转型建设正如火如荼，OA办公系统作为组织数字化建设的基础应用，是各行各业组织所普遍重视的。
但是面临市场上大大小小软件商提供的OA办公软件，看上去功能、应用也大同小异，许多企业信息化决策者在选型中陷入了疑惑：靠谱吗？好用吗？性价比如何？后续服务又如何？……等等问题。
OA选型贴近组织的日常办公、业务处理等，关系到组织的日常沟通、运营，选择一个适合组织自身、与组织日常办公需求相适配的OA系统，是一个系统性的工程，是需要组织不同岗位、不同角色共同参与的工程，最终目的是为组织创造价值。
首先，作为有OA需求的组织，要明确上OA的目的。在售前过程中，我们发现不少组织对OA的了解不深，很多组织认为OA就是单纯地实现办公自动化，将线下纸质的审批环境转到线上，就是OA办公。
但其实，OA系统作为一个办公管理软件，实现数字化办公只是第一步，更重要的是OA产品背后的管理思想，是否与组织的管理模式相契合，也就是说组织在上线OA之后，能否通过创新管理模式来创造更多价值。
接下来在具体的选型流程中，我们认为组织OA产品选型需要具备以下要素：
1、定下选型框架：组织信息部可以先简单地定好OA系统的总体战略目标、建设效果、需求规划、成本预算、技术平台等。
组织应针对在日常办公、业务管理中的症结来进行选型。与多部门的负责人进行沟通。结合不同部门和岗位，成为他们的个性化办公工具。例如对于管理层，他们可能需要审批、各类数据报表等；对于采购部，他们可能需要各类业务流程审批、各类信息台账，需要一个与外部供应商沟通的平台等；对于技术人员，他们可能需要项目看板、任务管理等功能。
2、选择专业的OA厂商：实现数字化办公，不仅仅只是采购一套OA软件而已，更为关键的是通过OA系统使组织的管理落地，因此选择一家拥有丰富的实施经验的专业厂商是项目成功实施的首要因素。
首先，要选择一家资质可靠的公司，毕竟OA系统建设是长期的工作，选择品牌影响力强的大公司，对后续实施、服务更安心；
第二，专业的厂商要确保技术专业和产品过硬，可以参考是否具有权威认证、各类资质证书以及其他荣誉，可通过产品演示来进行评判；
其次，该厂商是否有相关行业经验，选择一家在该行业、甚至同一个集团体系下已经有成功经验的厂商无疑会为OA顺利实施提供更为坚实的保障。
3、项目实施服务团队的能力：目前，组织用户不仅会关注产品与自身需求的切合度，也会更加关注OA厂商的实施服务能力。
项目实施团队必须要能够理解客户的管理需求、具备与各个业务部门沟通需求、梳理管理规则的能力，具备企业咨询能力和项目建设经验，能有效的控制项目节奏和风险，才能确保项目的成功实施。
组织可以参考项目团队是否具有本地化服务能力，项目实施团队是否能够快速入场，及时解决客户的问题。
4、系统的扩展和集成能力：
面对激烈的竞争环境，组织在发展过程中需要不断地进行调整与变化，这就要求OA办公系统不但要功能强大而且具备满足个性化需求、灵活调整的特性，必须具有大量可定制的功能。
而且现在随着组织数字化转型的不断推进，组织可能已经搭建了各类专业的信息化系统，比如HR系统、ERP、SAP、CRM、财务、公文、档案、订单、电子签章等等，如何避免多个系统间产生信息孤岛，对于OA系统的集成能力也有着很大的要求。因此，选择一款有着与不同系统丰富对接经验的OA办公系统，不仅能够满足组织统一办公需求，还能提高集成效率，降低集成成本。
因此，组织在选型中要考虑OA办公系统的可延展性和集成性，有助于降低后期建设成本和时间，功能可以快速投入使用。
简单总结一下：选择大公司知名品牌、选择有本地化实施团队（非代理商）、选择产品灵活集成能力强。

二、如何选OA系统！

一、企业在确定OA系统供应商时存在的以下问题，供大家参考：
1、需求过于简单
许多企业尤其是中小型企业客户对OA系统了解不深，提需求的时候往往过于简单，实际应用后发现OA办公软件发挥的作用并不明显。事实上，客户除了对企业自身管理现状、信息化现状进行调研以外，还可以借鉴同行业（实力相当或者比自己大最佳）已经实施过OA系统的公司的经验。
2、需求过于宽泛
有些公司项目负责人在需求确立阶段，给公司全体员工下达要求，要求每个人都把需求提出来，最后汇总，并要求软件提供商逐一实现。这样的需求就是没有需求，上任何软件都是为了解决具体问题的，一定要分清主要矛盾和次要矛盾，抓大放小，优先解决自己最急迫的问题。
事实上，在这样泛化的需求下，项目负责人和软件供应商都将陷入无止境的开发-沟通-修改的循环中，导致OA系统长时间处在上线了有没有上线的状态，影响公司的正常工作。因为迄今为止，没有任何一个管理软件能解决企业的所有问题，OA软件也不例外。
3、需求缺乏个性事实上，企业管理特点千差万别，个性化的需求是必然，任何通用的OA系统或者同行业成功应用过的系统都并不会是最适合的。最适合的OA系统应该是紧密围绕企业自身管理需求的，很多个性化需求都体现了自身的优势和特点，这样的OA需求通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点。
基于以上这几点问题，给出几点建议以供参考：
1、选择有行业案例的供应商是比较靠谱的，但是不要让供应商带着去参观，自己去联系，个中滋味自己体会；
2、选择本地化的厂商，任何组织都是总部的实力最强，这点毋庸怀疑；
3、管理软件的灵魂是他的管理思想，代码是他的实现，因此技术不是最重要的，选一个和你的管理理念契合的OA厂商；
4、选好项目经理，这个家伙才是给你落地的，再好的公司也有不好的项目经理，再差的公司也有好的项目经理，很多厂商在选择供应商的时候都忽略了这点，都是签完合同才看到项目经理，进了洞房再想悔婚，麻烦呀；
5、不要选择号称某某第一的厂商，这些厂商基本上都不是第一。另外这个行业的厂商都不大，即使是第一也说明不了什么。
6、选好技术平台，目前主流的就是JAVA，不建议选择.NET或者PHP平台，也不建议选择国外厂商，当然走微软技术路线的大公司除外。

三、大型企业如何选用OA办公系统

　　大型企业如何选用OA办公系统一定要考虑多方面的元素，下面关于大型企业如何选用OA办公系统的相关内容，欢迎阅读了解！

　　 1.思想上对ERP认识透彻、把握清楚。

　　中小企业的领导人首先应该清楚地知道自己的企业为何要上ERP，而不是看到别的企业都上了，就人云亦云，为了上ERP而上ERP。毕竟中小企业资金与财力有限，不存在多次尝试的机会。因此，企业领导人从一开始就应把企业的经营战略、业务流程、生产过程和组织结构与ERP系统一起考虑，充分预估项目中的难点和问题，确定合理的期望值来衡量ERP的投入产出比与绩效。

　　 2.坚持全员培训。

　　对于信息基础相对薄弱的中小企业来说，除了企业的最高领导人做好“一把手”外，更要舍得培训投入，始终如一地进行全员培训，借助培训手段统一认识，使得中层管理者和基层人员也能充分认识和理解ERP的实质，局部利益服从整体利益，上下协调一致、众志成城地开展ERP的建设，为ERP成功实施提供基本保障。

　　 3.企业业务流程相对固定。

　　ERP软件中包含着先进的管理理念与方法，其核心是业务流程的整合。而其核心思想是以结构来规范流程，前提条件是业务流程是基本规范和稳定的。如果业务流程经常发生很大变动的话，ERP就无法使用了。然而，目前中国经济正处于转型和发展时期，中国的企业尤其是中小企业发展迅速，大多数中小企业的组织、业务和管理几乎无时不处于变动状态，ERP非常严格的流程就难以与其适应。因此，处于此种状态下的国内中小型企业可以考虑将ERP暂搁一段时间，待企业核心业务固定、流程相对企业经济稳定以后，再实施不迟。

　　 4.建立良好的实施团队，选择合适的软件供应商和咨询商。

　　当企业确定了要实施ERP后，就应该建立一支长期稳固的、具有丰富ERP理论知识和开发能力及实施经验的专业团队来完成ERP项目的实施。该团队应在一位优秀的项目经理的`带领下由企业、咨询公司和ERP厂商三方人员组成。该项目经理不仅要对ERP理论和信息技术有系统认识，而且还要熟练掌握企业的各种业务流程，能够利用自己的威望在实施过程中横向沟通各业务科室、合理整合与优化流程，指导完成，同时还要做好ERP软件的选型、咨询商和软件代理商等合作伙伴的选择及专业技术人员具体实施等与实施相关的一系列工作。另外，咨询服务商相对企业而言，对ERP软件有较深入的研究且具有成功实施的经验，能够帮助客户赢得时间和降低风险。因此，对于财力和人力相对薄弱的中小企业来说，选择一个合适的合作伙伴，借助外力共同完成ERP项目的建设来达到提高项目成功率的目的无可厚非。当然，企业应该根据自身的实际情况，在考核了ERP软件商和咨询服务商的公司资信、进行充分的样板客户调查或借鉴同类企业的应用先例后，再确定值得信赖、能够长远合作、有较强综合实力和发展前景的公司作为自己的合作伙伴。

　　 5.多方比较，注重ERP软件的选型。

　　ERP软件的选型对项目实施的成败至关重要，其中最基本的是国内软件和国外软件选择的问题。由于我国的中小企业财力有限，虽然国外的一些大型ERP软件代表了国外先进的管理经验，但是其高额的咨询费和维护费对于中小企业来说是较大的挑战。而且，国外ERP软件还存在着一个界面、文档等的汉化问题，对客户的计算机应用水平要求较高、二次开发难度较大。另外，更重要的一点是，我国中小型企业通常采取的是传统的企业运作模式，经常由于与国外ERP软件的构架基础不同而导致国外ERP软件根本无法适用。

　　因此，对于国内中小型企业选择国外ERP软件的可行性笔者持否定态度。可喜的是，国内ERP厂商已逐步成熟起来，基本形成了由用友、金蝶、和佳、神州数码等领导厂商主导的市场竞争格局，并成为国内市场的主力军。这些国产ERP产品由于易用、实施周期短、支持网点多、响应快、风险低、费用省等特点，已为越来越多的国内企业所青睐，甚至一些世界著名跨国集团在华企业也选择了中国本土的ERP产品。因此，笔者认为，国内中小企业选择国产ERP软件是比较明智的选择。

　　 6.从计算机软件技术的角度正确把握系统的选择与实施。

　　ERP系统从计算机技术的角度看本质上仍属于广义管理信息系统的范畴。因此，它的选择标准与实施步骤也必须要遵循管理信息系统的规律与科学方法。首先，要确保所选的ERP软件的先进性，包括操作系统、软硬件平台等，一定要避免出现象标致汽车那样由于沿用了过时的操作系统而导致项目失败的情况发生;在技术上要求所选的软件在Web平台上功能齐全、结构开放，支持企业内外部业务的协同;在具体架构上，ERP必须从C/S、C/S+B/S，向完全的B/S架构方向发展，以此来适应集约化先进管理模式的发展。另外，在ERP系统的实施上要确保能够做到易实施与易维护，以此来确保企业在原有ERP系统的基础上，可以通过不断的升级和扩充满足成长的需求，而不是不停地替换和重新实施ERP系统。

　　 7.按计划、分步骤、有重点地进行ERP系统建设。

　　理论上完整的ERP系统，业务流程覆盖广泛，功能繁杂。中小型企业由于时间、资金、人力资源等方面的约束，通常不可能在所有的业务流程上同时实施ERP，也不可能一下子实施ERP中的所有功能。因此，企业领导者应根据实际情况制定中长期实施计划，把握重点抓核心，逐步实现ERP的所有功能。笔者认为，由于ERP的中心思想是整合与自动化，因而中小企业可以先在实现了手工管理转自动化的前提下，再逐步进行各个流程的整合，然后再将业务流程的整合扩展到整个供应链，最后再在ERP初步运行稳定的基础上作决策优化。

　　做好“打持久战”的准备。由于管理本身是在不断地变化着，而上马ERP就是要追求企业管理上的长期效益。因此，企业应认识到ERP建设的长期性。企业不能只注重短期效益而减少或停止投资，使项目人为搁浅;也不能为追求短时利润的最大化而随意进行机构和流程的调整，使ERP运作的根基受到动摇而前功尽弃。