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函的格式与写作要求有哪些?
函的格式:(一)首部主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
公函的标题一般有两种形式。
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。
即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
(二)正文其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。
主要说明发函的缘由。
一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。
复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
2、主体。
这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。
函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。
无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。
如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
(三)结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
函的写作要求:(一)要严格按照公文的格式写“函”。
(二)“函”的内容必须专一、集中。
一般来说,一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。
(三)“函”的内容必须真实、准确。
(四)“函”的写法以陈述为主,只要把商洽的工作,询问和答复的问题,向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。
(五)发“函”都是有求于对方的,或商洽工作,或询问题,或请求批准。
因此,要求“函”的语言要求朴实,语气要恳切,态度要谦逊。
(六)“函”的结尾,一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语,有时也不用。
函的附件格式?
函件的附件格式可以根据具体需求和约定而有所不同。
一般来说,附件应该清晰标注在信件正文之后,并使用明确的标题进行标识。
附件可以以文件名的形式列出,例如:“附件:文件名1.docx,文件名2.pdf”。
如果附件较多,可以使用编号或者序号进行标注,以便读者清晰地找到所需的附件。
此外,还可以在正文中提及附件的内容和目的,以便读者理解附件的重要性和相关性。
最后,附件应该以常见的文件格式发送,如.docx、.pdf、.xlsx等,以确保接收方能够顺利打开和查看附件内容。