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首先要向上级说明这个举报信反映的情况，通过调查核实是否属实，如果不属实要说明原因；第二，如果反映情况是属实的，要说明你们对这件事是如何处理的，或者打算怎么样处理，处理的政策依据是什么。
复函
XXX：
贵方于XX年copyXX月XX日致我方的XXX函收悉，现就函及之知有关事项回复如下：道
1、XXXX
2、XXXX
此复
落款：
XX年XX月XX日
这个好简单，分给我吧。我手打的字
尊敬百的XXX，您的来函已收到，度对于您反映的XXX的XXX问题，我们非常重视，并已经转送给有关部门进行调查，感谢您对XXX（谈问行业，如“公安答”“纪检”“卫生”“教育”等等）工作的支持，希望您有新的建回议或问题及时反映给我们。
落款XXX
这样答的信函每天都这样回复N次。呵呵