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一、标题
1、标题空白是写商务电子邮件的大忌,不仅失礼还容易让邮件被忽略掉。写邮件的第一步,就要确定标题。
2、完美的邮件标题应是简短明了有内容的,意思要同邮件主旨大意相同,让收件人能够一望可知。
3、标题中尽量注明邮件来源,让收件人可以大致判断邮件的目的性。
4、如果是紧急邮件,为了引人注意可以适当注明“紧急”的字样。
5、标题切不可出现错字或语句不通的情况。
二、称呼和问候语
1、电子邮件和传统信件的写作是相同的,邮件的开头也要对收件人加以称呼,但要拿捏好称呼的尺度。如果对方有明确的职务,那么应该按照职务尊称对方,如果职位不够明确,可以用某先生,某小姐代称,称呼的格式是要写在第一行定格的位置写。
2、开头和结尾处的问7a64e78988e69d83331候语也不能忽略。“你好”或“您好”都是常见开头问候语,这时,通常写在称呼的下一行空两格处。也可以使用“Hi”,并连同称呼一同写在第一行定格的位置。结尾处的问候常见的有“此致敬礼”、“祝工作顺利!”等,格式和常规信件相同。
三、正文
1、要先表明身份。如果是熟人间的信件可以忽略此步骤,但是若对方与你不熟悉那么应该先说明自己的身份,也就是姓名以及所属的部门或公司。这不仅是对收件人的尊重,还能让他顺利理解你来信的本意。此外,如果是工作邮箱,最好是能够设置签名档。
2、正文以(1、2、3)或(A、B、C)的段落形式呈现,复杂的事情看起来也会更加有条理。邮件的撰写应遵循由上而下的重点,就是说,重点问题要在第一段中体现。每段尽量简短,几个字说清的事情绝不用一句话来代替。慎用生僻字、异体字。
3、如有附件可以在正文中做提醒,文字写在正文结束后的位置,例如“××文件在附件中,请查收”之类,如有必要允许把文字做标红处理。
4、注意正文的语气,要比口语对话稍微正式一点,商务电子邮件中“谢谢”,“请”等字样不能缺少。邮件中不可出现代表语气的“小符号”,“小表情”,这在商务邮件中显得不够严肃。
5、邮件正文写好后要仔细确认,最好一次性把全部内容说清,尽量避免再发邮件进行补充。
四、收件人和抄送人
收件人的位置要填的是你主要发送的人的地址,一个或多个都可以。抄送人的位置要填的是信息也需要告知的相关人,比如领导,也可以不填。两者实际上没有功能上的大的区别,但是还是有所指的,主要是收信人的主次区分。
请示性的邮件一般只有一个收件人,其他需要知晓的人应当采用抄送形式。不相关的人一定不可随意抄送,抄送范围得当,有助于事件的推进,否则会造成不必要的人力、物力的浪费。
五、回复邮件
如果是回复别人的邮件,邮件的标题要采用对方标题的主旨回复,有助于整个沟通进行的顺畅和清晰。
电子邮件的礼仪是传统信件礼仪的一种延伸,但性质又不完全等同于传统信件。商务电子邮件作为工作社交的一种存在形式,是职场人要经常接触和使用的,学会掌握其中的技巧和礼仪,是树立职场形象的一种方法,同时也能避免很多不必要的冲突和麻烦。
望采纳!谢谢!
按照商务的格式写就行了,称呼和职位方面记得别写错,其它方面,就没有其它要求了。简洁、精炼、废话别太多,重点要突出,这些都是要注意的。
发邮件求职时怎么才能凸显出你自己的才能,让你的简历从几百份中脱颖而出呢?
对于职场的人士,电子邮件是抄工作往来的重要沟通方式,那么工作邮件的书写是否有一些规范可以遵循?使用中文书写和使用英文书写电子邮件需要注意哪些问题?本文为你提供一些参考。
以下内容不是规范,只百是写邮件时的总结,请务必根据自己公司、团队的实际情况带入思考,内容过长,手工码字不易,为避免没耐心的人误为为我在写申论,先提炼一下度观点
1.保证把事情说明白
2.在1的前提下,尽可能短
3.必要时可以罗嗦,不要为了短而短
4.HTML格式与txt格式的选择,跟团队保持一致即可
5.写完后考虑一下受众的阅读体验
6.让自己的邮件易于检索知
7.由简入繁,后而化简
纯工作性质电邮的书写可以粗略道分两个部分,思路和修辞。(这里先做一个区分,有一部分电邮是用来搞关系、扯皮、划分责任的,这些电邮的编写可以按照传统信的手法写)