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1、第一步，称呼，这个非常之重要，称呼是谁是你要把这个情况向谁说明。
2、第二步就应该直奔整体，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。
3、第三步就是总结第二段正文的内类，让读者跟着你的思维走，不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么。
4、第四步必须有的，比如“特此说明”这个最常用。
5、最后一步也是关键的一步，自己的落款，一定要字迹清晰，下面还要注明时间。
扩展资料：
情况说明书基本要求：
突出重点、兼顾一般（对上级领导比较关心的问题和当前经济运行重点、热点、变动指标比较大的情况进行分析，如去年非典对支出影响，今年宏观调控，铁路全力运电煤是赢钱还是赔钱，煤、电涨价对支出影响，煤电运输增大和支出比较是否有赢利，加息对支出影响，这些要是定量分析，不能定性）；
观点明确、抓住关键（7a64e78988e69d83336有主有次抓住问题，要让人明白、让人看出你写的当期经营情况到底怎么样，不能模棱两可，总之一句话知道你讲什么）；
注重实效、抓住关键（时效性对报告质量影响很大，目前报表由于清算数出的慢已经严重影响了报表质量，大家应理解很深，因为时效不强对决策意义不大，甚至出现负面影响）；
客观公正、真实可靠（依赖于我们报表的质量，报表数据是真实的完整的，报告就越有科学性）；
报告清楚、文字简练（一篇文章要结构清楚，看的人也舒服，如果缺乏条理、缺乏逻辑你分析的再好也可能达不到效果）。