教你如何写一封完美的邮件回复

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教你如何写一封完美的邮件回复

得体的邮件自动回复

职场礼仪：怎样写出一封完美的邮件

职场邮件很常用，如何写一封完美的职场邮件？

一、教你如何写一封完美的邮件回复

邮件无疑是职场生活中重要的一个沟通工具，如果你有急事，通过邮件来与一个工作伙伴联系，但是呢，人家却迟迟不给你回复，你是不是会很焦虑？

尽管，你在事后了解到，他休假了，所以根本没有收到你的紧急邮件。你的心里也会留下了一个这位同事不怎么靠谱的印象。

休假无错，但是你说走就走，不设置一下邮件自动回复自然就是你的大问题了。

所以，为了让自己真正的职业化起来，来学习一下如何写一个完美的邮件自动回复吧！

完美回复7要素

1

Include the date of your return.

回复中一定要包含你休假结束，回到工作岗位的时间，这样别人会知道什么时候可以联系你，方便他人安排时间。

2

Let people know of any other individuals they can contact for help in your absence. (Be sure those individuals will be available.)

让大家知道你不在办公室时可以联系你部门中的谁寻求相应的帮助。(当然你也要确保他们这段时间是在公司，并且是有空协助的。)

3

If people typically contact you for a certain type of information or approval, let readers know how they can find the information or get the approval in your absence.

如果是那些涉及到特定信息或批准类的工作时，要让他们知道在你不在的这段期间，怎么可以找到这些信息或得到审批。

4

Remember that anyone who sends you an email will receive your autoreply (unless your software allows you to limit who receives it). Be sure your reply is suitable for senior executives, citizens, customers, patients, coworkers, clients, members, friends, strangers, and others.你需要记住的一点是，无论是谁发一封电子邮件给你，都会收到你的自动回复(除非你可以限制某人接收不到这个回复)。所以，你要确保你的回复，既适用于高级管理人员，也适用于一般的市民，消费者，患者，同事，客户，会员，朋友，甚至是陌生人等等等等。

5

Since anyone may receive your reply, avoid personal information about where you will be during your absence. Avoid sharing contact information that you do not want everyone to have.因为大家都会收到你的回复，所以就不要在自动回复中写太多个人的信息，比如休假期间你会在哪儿啊，或是你不想人人都知道的你的联系方式什么的。

6

Proof read your message very carefully — even though you may be rushing out the door to catch a plane. Every reader, including that prestigious client, prospective employer, or huge donor, will read any errors.

不管你有多忙，可能你马上就要冲出门去赶飞机，也拜托好好检查一下这封邮件的细节。因为每个人，不管是极为重要的客户，还是潜在的雇主，亦或是巨额捐赠者们，总是就是那些大人物啊。如果这封邮件有错误，他们可是都会看到的。如果你不想休假回来就被老板炒鱿鱼，还是仔细检查检查吧。

7

During a holiday season, you may want to include a "Happy holidays!" sentiment if it will apply to everyone who receives your reply.

如果是节假日期间，你可以加上一条有人情味的“节日快乐”哦！那些收到回复的人也会感受到这份心意的。

要是还不知道要怎么写，下面相当实用的满分模板们可要好好收好了！什么时候用都让你职业范儿十足！对号入座，挑一款你喜欢的吧！

滴水不漏版

Thank you for your email. I am away from the office and will return on (day, date). If your message requires a reply, I will respond when I return.

— xxxx, please email (name) at (email address). — xxxx, email (name) at (email address).— With other urgent issues, please email (name) at (email address) or (phone number).Best RegardsSignature

非常感谢您的邮件。我现在不在公司，将于(几月几日)回来。如果你发的消息需要回复，我会在我回来时立刻回复您。

1. 相关事宜1，邮件某某某；2. 相关事宜2，邮件某某某；3. 其他紧急事件，请邮件某某某，或致电xxx。

祝好！

随时候命版

Thank you for your email. I'm out of the office and will be back at (Date of Return). During this period I will have limited access to my email.

For immediate assistance please contact me on my cell phone at (your cell phone number).

Best Regards,Your Name

感谢你的邮件。本人现休假不在办公室，将于(某月某日)归来。这段时间可能无法查看邮件。如有紧急事宜请给我致电(电话号)。

向您问好！你的大名

简洁明了版

Thank you for your message. I will be out of the office from (Starting date) until (End date). If you need immediate assistance please contact (Contact Person).

Kind Regards,Your Name

感谢邮件。某日到某日，我休假不在办公室，如果您需要帮助请联系(某某)。

非常感谢！签名

一、得体的邮件自动回复

　　休假无错，可是不吱一声就人间消失，就有失职场最基本的专业操守了。其实，只需要一封合适的自动回复邮件，就能够让你工作假期两不误。下面是我为你整理的得体的邮件自动回复，希望对你有用!

　　 在自动回复邮件中告知时间。 (Inform the date of your return.)

　　讲真，告诉别人你的时间安排是非常重要的，特别是departure time (离开时间)和 back time(回来时间)!这对于看邮件的人来说，是最在意的地方。

　　"I will be returning on Aug 20. "(我会在8月20日回来。)切记告知对方你回到工作岗位的时间，万一对方一直等你到花儿都谢了，依然没有得到回复，不仅耽误了工作，而且还会影响你及你所代表的公司形象。甚至可能会被认为你们不够专业，那可就得不偿失咯，说不定你休假回来就要真的回家休息啦。

　　List the alternative contact person they can ask for help in your absence.

　　 在你不在的这段时间，让对方可以知道交接人的联系方式，并寻求帮助。

　　当对方知道你休假的第一反应一定是：“What?! 如果他(她)不在，那事情谁做?”

　　对!此时最重要的是找到你工作的交接人，因为时间是不等人的!比如，今天要发布这篇微信文章，恰巧我正在休假，但是内容还不够完美，老板觉得尚有需要润色的地方，该怎么办呢?这时候，工作交接就显得极为重要。

　　"For urgent issues, please contact my colleague Tommy. His telephone number is 137****1122. "(如遇紧急情况，请联系我的同事汤米。他的电话号是137****1122。) 只有当你妥善的安排进度与负责人员，对方才能保持冷静不暴走，并且不会认为你不靠谱哦。

　　If people typically contact you for a certain type of information or approval, let others know how they can find the information or get the approval in your absence.

　　如果通常情况下需要由你这边联系获得批准，那么不在公司期间，需要让对方知道他们该如何获取信息或获得批准。

　　项目谈好了，马上就能签合同了，可是流程要你确认审批，怎么办?You are a leader! You are the boss!(你是领导!你是老板!)没有你的指示，下面的人怎敢轻举妄动?准备好Plan B 是永远不会错的。特别当你已经是一位中高层领导或高管时，就更需要注意这点啦!

　　"During my vacation, you can find Scarlett, the account manager, to approve the related work."(在我休假期间，可以找客户经理斯嘉丽来审批相关工作。)一定要提前brief好下属工作，告诉他们，你不在的这段期间，要找谁审批相关工作。

　　During a holiday season, a "Happy holidays!" message should be included and sent to everyone who receives your reply.

　　在节假日期间，你可以在留言中加一句“节日快乐”，这个小祝福可以送至每个在节日期间与你联系的收件人。

　　比如情人节的时候，当你请假与秀恩爱时，也别忘了在邮件回复内容里加上一句"Happy Valentine's Day!"让工作伙伴在这个“万虐”的日子里，感受到世界的爱意。

　　你还可以加一句"Hope your dream come ture in such a sweet day!"(在这美好的日子里，祝你梦想成真!)想想看，无论你是不是单身汪，在情人节收到如此有爱的的工作邮件，都会感到身心愉悦，工作起来也充满活力吧!

　　又比如在即将到来的中秋节，如果你可以加上一句"Happy Mid-Autumn Festival! "(中秋节快乐!)，顺便送上你的祝福"Wish you and yours a happy holiday on this gathering day."(在这团聚的日子里祝你全家节日快乐。)收到这样的一封邮件，是不是很美好?

　　为了让各位小伙伴们更心领神会，我为你们特别准备了两份模板，包学包会，拿走不谢!

　　当你即将休长假或长期出差时，你可以这样说：

　　Thank you for your email. I' m out of the office and will be back on (date of return). During this period I will have limited access to my email.

　　For immediate assistance, please contact me on my cell phone at (your cell phone number).

　　Best Regards,

　　Your Name

　　感谢你的邮件。本人现休假不在办公室，将于(某月某日)归来。这段时间可能无法查看邮件。

　　如有紧急事宜请给我致电(电话号码)。

　　向您问好!

　　签名

　　 当你只是休个短假，小歇一下，你可以这样写：

　　Thank you for your message. I will be out of the office from (beginning date) until (ending date). If you need immediate assistance, please contact (contact person).

　　Best wishes,

　　Your Name

　　感谢你的邮件。从某日到某日，我休假不在办公室，如果您需要帮助请联系(联系人)。

　　非常感谢，

　　签名

　　相比第一份模板，两份模板最大的区别在于有没有留下你的私人联系方式。

　　如果只是一个类似清明节、中秋节小长假(minor vacation)，工作事宜可以直接让对方找同事来处理。这样对方既不会打扰你的假期，从工作量来看，你也不至于给同事造成过多负担。

　　当你准备度一个长假(long holiday)时，最好在自动回复邮件中直接留下这段时期里，能让对方第一时间找到你的联系方式。毕竟，最了解手头工作的是你本人，即便悠哉的长假被工作打扰，也好过回到工作岗位后面对工作事宜一团乱的窘况。

　　看似只是留下联系方式的区别，实际运用中一定要记得按情况分类哦!学会撰写一封得体的职场邮件，不仅能让你的生活和工作得到平衡，还能体现自我修养程度，更是代表你公司的形象。

二、职场礼仪：怎样写出一封完美的邮件

　　导语：电子邮件已经普遍应用于当代社会，大大小小的事情都需要用上邮件，尤其是在职场，工作中发收邮件是最平常不过的事情了。发收邮件也是很有讲究的哦，那么职场邮件礼仪有哪些呢?职场中如何礼貌地发邮件呢?下面跟随我一起来详细了解了解吧~

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　　发送邮件时要注意的礼仪

　　1、及时回复email

　　收到他人重要邮件后，即可回复;理想回复2小时内(紧急重要邮件)。不是每封邮件都立即处理，占用时间太多，对于一些优先级低的邮件可集。

　　复杂邮件不能及时确切回复时，不要让对方苦苦等待，及时做出相应，哪怕只是确认一下收到了并正在处理等。

　　2、针对性回复

　　当回复问题列表邮件时，应把问题单抄上，并逐一附上答案。进行必要阐述，让对方一次理解;避免反复交流，浪费资源。

　　3、回复认真对待

　　对方发来一大段邮件时，回复字数不能过少，“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼，非常不礼貌。

　　4、不要同一问题盖高楼

　　如果RE太多，说明交流不畅，没说清楚。此时应电话沟通后在做判断。

　　5、较复杂问题，多个收件人频繁回复发表看法后，应立即对讨论结果小结，删减瘦身，突出有用信息。

　　6、区分Reply和Reply All

　　如果只需一人知道，Reply;如果发信人提出的要求需要有结论，Reply All。

　　如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见，不要当着所有人的面不停的RE，应于发件人单独沟通，有结果后再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

　　7、主动控制邮件往来。

　　8、避免将细节性讨论意见发给top Manager，特别是可以预见的top Manager不能深入了解的业务细节。

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　　邮件主要功能

　　1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。

　　2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功。

　　3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

　　关于邮件拟订、发送原则

　　原则：尊重他人时间。

　　在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是：只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

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　　关于邮箱名字

　　如果你不用于职场，不用于商务信函，你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流，就不行。如果没有公司统一的邮箱，自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历，我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件，一定不要让收件人猜猜你是谁。

　　关于主题

　　发送邮件要拟订一个主题，让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要，建议：

　　1、不要空，也不要空洞。比如，有人投简历时要么空起，要么“简历”二字，这对收件人来讲起不到任何提醒作用;

　　2、要简洁，不要很长一段话才能表示 ，更不要直接把正文写在主题栏里;

　　3、要真实反应邮件主题的重要性，不要随便使用紧急标识;

　　4、一封邮件一个主题，不要大杂烩;

　　5、千万不要出现错别字;

　　6、回复邮件太多次时最好修改主题，防止“RE：RE：RE：”这样叠加盖楼。

　　关于称呼和问候

　　邮件的开头应当称呼和问候收件人，第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议：

　　1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件，有职务一般按职务尊称，如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的，可以称呼先生/女士，搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件，可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件，按西方商务函电规矩进行。

　　2、邮件的开始结尾一般都有问候，简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。出国留学网提醒您，结尾一般简单来说用”祝顺利、平安、安好，颂 商祺之类的就可以。

　　关于正文

　　正文很关键，基本要求是简明扼要、行文通顺。

　　1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系，邮件对内还是对外，选择恰当的语气和语言，防止造成误解;

　　2、用简单词汇和句子把要描述的.内容叙述清楚、表达清晰，最好不要出现晦涩难懂的语句。

　　3、如果具体内容确实很多，正文最好只做摘要介绍，单独写文件作为附件进行详细描述。

　　4、如果必要，正文用序号列表，以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。

　　5、一封邮件交待完整信息，不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充，标以更正、补充，容易引人反感。

　　6、尽量避免错别字或拼写错误。

　　7、合理提示重要信息。重要信息要特别提示，但提示切忌没有重点，更不要满篇都是红色、加粗、斜体的提示，恐影响收件人阅读邮件。

　　8、选择合适的字体，不要太大，也不要太小。同时邮件中一般不要使用：)之类的笑脸字符。因为在商务邮件特别是对外邮件中，这样的字符显得有些轻佻。

　　关于附件

　　1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

　　2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

　　3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

　　4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

　　6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送。

　　关于个性签名

　　每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

　　1.签名信息不宜过多，电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

　　2.不要只用一个签名档，对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

　　3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

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　　回复邮件的技巧

　　1、如果公司里邮件交往是一种常用方式，建议每天查看邮箱并养成习惯，不要错漏紧急或重要信息。也不要等大家发了邮件后，反复电话、短信提醒你收邮件啊收邮件。

　　2、及时回复。收到他人重要邮件之后，要及时回复以示尊重。理想的回复邮件时间是2小时，特别是对于一些紧急、重要的邮件。如果事情复杂，无法及时确切回复，可以及时回复说“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复”等等。总之及时回应，哪怕只是确认一下收到。

　　3、现在邮件一般都有收件回执功能。如果你在休假，可以设置自动回复功能。但如果没有休假，最好不要设置，否则别人不知道你到底有没有收到邮件。

　　4、有针对性的回复。

　　5、回复邮件，字不要太少，一般不少于10个字，如“嗯”一个字之类的就不要来了。

　　6、如果同一问题反复邮件往来说不清楚，建议电话沟通或面谈。

　　7、要注意回复和回复全部。邮件里回复功能是指回复本人，若点回复全部就是回复所有的人。

　　8、懂得区分收件人、抄送人和密送人。

　　收件人就是TO为邮件主送人，主要由本人进行处理;抄送人CC一般指需要知道这回事的人，一般无回复处理的义务，()但若CC的人有建议可以回复;密送人BCC，收信人不知道你BCC了谁，可能用于非正式场合，职场中一般不用BCC。

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三、职场邮件很常用，如何写一封完美的职场邮件？

第一，如果你想要写职场商务邮件的话，最好用公司域名的邮箱来发。如果你用免费邮箱，比如说QQ邮箱发送的话，会给人一种不太专业的感觉。

第二，你需要用真名和准确的部门单位，让收件人一下就能知道你的具体身份是什么。

第三，邮件的标题和发件人的姓名，是收件人一眼就能看到的，所以一定要用总结性的标题，概括这封邮件的核心的内容。

第四，这封邮件应该采用简单大方的格式，不应该用各种花里胡哨的颜色，和不同大小的字体。整篇邮件最好采用同样的颜色和风格，在文字排版上也要注意分段、缩进，加粗等格式。

第五，你应该对对方使用合适的称呼，或者是问候的语言。对于没有见过面的人不要直呼他的姓名，而且也要事先了解对方的性别，不要弄错。

第六，在正文部分一定要逻辑清晰，层次分明，每一段话只讲一件事情，每一段的第一句话，最好就是这一段的中心句。尽量多用短句而不是长而复杂的句子。

第七，有附件的时候呢，不要只说“请看附件”，最好在正文里对附件内容进行简单的概括。如果你的附件是文档，那你需要事先把文档内容整理好，如果你的附件是表格，那表格的格式页面边距等等也要之前就调节好，方便打印。

第八，在发送邮件之前要多读几遍，检查一下看看有没有错别字或者格式的错误。

第九，善用抄送、密送、回复、全部回复等功能。该给谁看，不给谁看，到心里有数。回信的专业方式，代表你的职业化程度。抄送并不是是说邮件就发给了他，抄送给谁就是让谁知道你把邮件发给了收件人，所以一般抄送对象都是上级领导。密送代表隐藏发送的对象，意思就是其他人看不到密送的对象。