外贸日常中如何更高效地回复客户邮件？

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外贸日常中如何更高效地回复客户邮件？

商务邮件收到客户邮件怎么回复

外贸新手如何回复客户询盘

如何让客户回复你的邮件

一、外贸日常中如何更高效地回复客户邮件？

对于很多刚入行的外贸新人，很多时候，一些在我们眼中看起来无足轻重的小事，往往却彰显了一个人的素质。譬如，在很多外贸人的眼中，邮件回复就是这样一件小事。

因为是小事，所以在回复邮件的时候，只是想着如何才能完成这个任务，却不想着怎样才能让这个任务完成得更高效。

说到这里，我想先给大家看一封邮件回复，回复人是我的一名同事，回复的对象是某个在我们网站上填写了partner application的客户。

这封邮件的内容是这样的：

Hi Christ,

Glad to receive your application to become ABC company partner. This is XX from ABC company sales dept.

From your website, I noticed that you have PBX business. Have you tested XX company product before?

看完这封邮件后，我总觉得缺少了点什么，但又不太明确。于是，我换位思考了一下，把自己当成是收到这封邮件的客户，结果发现，我根本没有任何回复的冲动。

毕竟，在这封邮件中，我什么有效信息都没有获取到，完全没有回复的义务啊！

值得一提的是，这并不是个例。

在日常的工作中，我的任务之一就是查看团队同事跟客户的沟通邮件，并以此来判断他们跟进客户的情况。

然而，我发现，有些同事在回复邮件的时候，往往只是从自己的角度出发，基本上没有给客户传递任何有效信息，很难让客户产生回复的欲望。

也许，在他们看来，邮件回复是一件没有什么技术含量的事情，不过就是两个陌生人之间的书信往来罢了。

可问题是，你现在书信往来的对象，不是你的好友，也不是你的亲人，而是手握着大量订单的客户爸爸啊。

就拿刚刚那封邮件来举例，要知道，申请partner application的客户，他们的询盘质量一般来说都很高。

所以，针对这种类型的客户，我们都会要求业务员给予对方足够的重视：

第一时间分析客户的网站，借助网络搜索等方法获取客户的相关信息，确认这家公司的性质；针对不同的客户，探寻他们的关注点，用最适合客户性质的方法，和他们进行沟通。

譬如，distributor最关心的是，利润是否足够高，产品是否容易卖；

而installer最看重的则是，产品是否易安装，需要投入的技术支持是否可以不用太多。

这些都是需要贯穿在和客户进行沟通的全过程之中的。

然而，我在这名同事的回复邮件中，没有看到任何给予客户重视的痕迹。

针对这封邮件，我也一直在思考，如果我是这名同事，我会怎样回复？

斟酌再三，我认为，更为稳妥的回复应该是这样的：

Hello XX,

Tks for contacting ABC Company.

I checked your website and find your company is a system integrator with a high reputation in your market.

（告诉客户，我方已经对贵公司的网站信息进行了搜集和分析，你是我们的重要客户。）

We have a partner program in Spain to support our current partners to get free training, free marketing material, and get a rebate when reaching a certain target.

（之所以特地提到了partner program这个事情，就是因为，来填这个申请表的，十有八九是对这个东西感兴趣，我先做一个确认。）

Could you pls check if you want to be our certified partner to get the benefits? Or you have some questions for ABC company?

（如果客户并不是冲着这个东西来的，实际上还有其他方面的需求，他也可以及时地告知我方，然后我们再根据具体的情况，做出相应的方案调整。）

Here are the exact benefits when becomes partner of ABC company.

1. xxx

2. xxx

3. xxx

（这就是我们可以为你提供的价值。）

I will send you the requirements to be our certified partner after receiving your reply.

通过对这两封邮件的分析，我想要告诉大家的是：

当我们在和客户进行沟通的时候，一定要想着自己能够给客户带去什么价值，而不应该仅仅只是抱着完成工作任务的目的。

至于具体的做法，我的建议如下：

首先，我们需要明确和客户沟通的目的。

还是拿刚刚那个客户来举例，当我们收到客户询盘的时候，我们需要根据客户的不同情况对我们的沟通目的做出调整。

如果对方是新客户，我们的目的就应该是和对方建立合作关系。但如果对方是我们公司的现有客户，这个时候，我们的目的就应该是协助对方更好地销售我们的产品。

而无论是哪种情况，其实都可以通过partner program来得到实现，因此，我选择把这个作为和客户沟通时的重点内容。

其次，在和客户进行沟通的时候，我们应该循序渐进，万万不可操之过急。

很多小伙伴在和客户进行沟通的时候，总是急于想要知道客户的背景信息，包括他是否购买过我们的产品。但是在这里，我想说的是，诚然，我们的确很需要掌握这一部分的信息，但只有在我们和客户逐步建立起了信任之后，再来了解这些东西，才是比较合适的。

因此，第一封邮件的目的，关键还应该在于了解客户的需求，引导客户同我们进行更深一步的沟通。毕竟第一次见面就问对方有几套房的行为，只会让对方产生防备心理，对于关系的升温毫无助益。而在这之后，我们就应该按照逻辑链条的方式来和客户进行沟通了。

比如，客户发了一个询盘过来，我们就应该牢牢地抓住这个机会，抛出我们可以吸引客户进一步沟通的点，并在这个基础上，和客户建立好信任，为下一步的沟通打好基础。

也就是说，在回复客户邮件的时候，我们要做到有问有答，既要给客户带去价值，解答他的疑惑，同时又要扔出问题，做一个引导客户回复的动作。

最后一点，有问有答并不意味着一问一答。

在一些小伙伴看来，既然要引导客户回复，那我每次回复邮件的时候，都给客户抛一个问题，这样有来有往的，和客户的感情是不是就很容易升温了？

我们换位思考一下，如果你是那名客户，有个业务员来来回回地问了你一大堆问题，而且每次都不肯一次性说完，换你，你不抓狂啊？

譬如，我在文章开头提到的那名同事，他的做法就是这样的：

每次在邮件中回复完客户的问题之后，他一定会给客户抛一个问题，而在客户回复完这个问题之后，他再抛一个问题过去……

这样一来一回，十几二十封邮件过去了，双方之间的沟通依然还处在起步阶段。

需要了解清楚的重点信息，半天都还没有谈到，效率实在低下，这种做法，简直就是在浪费双方的时间嘛！

所以，我的建议就是：

我们应该在每一次沟通的时候，都尽可能地把所有的问题罗列出来，把双方在合作中存在的各个问题点做一次或者几次深入且全面的沟通。

而千万不要停留在一问一答的原始模式中，为找不到沟通的重点信息而焦虑。

最后，总结一下，在和客户的沟通中，再小的事情也是大事，我们既要懂得用实实在在的好处来吸引客户，也要学会在不同的阶段扔出不同的饵料。

#外贸##外贸业务##外贸日常#

一、商务邮件收到客户邮件怎么回复

回复的时间问题，当我们收到客户的邮件后及时回复是对他人的尊重，当然这个即使并不是要求立刻马上回复，除非是外贸高人要不然你的邮件质量就很难保证，一般来说在2个小时之内就可以，如果你确实很忙，对方又在等待你的回复，那么你可以先发回复对方已收到正在处理之类的。
当你要针对客人的问题回复时，最好是把问题陈述在回复上面，然后再给出自己的回复，这样会显得清晰，方便阅读，而且要注意的是不要回复的太简单，可以详细一点的阐述，特别是一些专业的术语也要进行讲解，不要让对方看不懂，要易于理解。

二、外贸新手如何回复客户询盘

外贸询盘回复需要技巧，1、什么类型的询盘？2、如何回复？

我们收到的一般为以下几种询盘：

一、慵懒式询盘

客户临时性需求，但不想认真去寻找每一个产品卖家，而是想让卖家们主动报价，守株待兔。这种客户一是不太专业，二是需求不会很强烈。

二、比价式询盘

客户询盘的是一般性或者通用性产品，在如今“买方市场”的形式下发，让卖家们相互报价拼杀，客户坐收渔翁之利。

所以分享一下聊客户的小技巧：我觉得“二八”原则在任何行业都适用。“一视同仁”是在跟进客户的态度和方向上不分客户大小，平等对待；但在跟进方法和时间分配上，我想一视同仁会让你“内耗”严重，做很多“无用功”。我在根据上述内容对询盘进行一个性质分类后，我会重点跟进有价值的询盘。这里需要说明一点的就是，不要认为客户订单量大的、询盘上写了1个40尺柜的就都是有价值的订单。真正有价值的订单是根据公司产品定位和是否能满足客户需求作为标尺来衡量。

再者就是心理小技巧：

去价格中心化

在任何贸易中，价格都是一道绕不去的坎，但要注意的是价格除了反映成本和利润外，还有品质、品牌、服务、口碑、工艺、外形、设计、细节、未来升值预期等诸多因素，我们统称为附加值。我们在报价的时候，要结合公司产品定位和实际因素，在附加值上做做文章，绕开一味地去拼价格的“死循环”，让客户看到我们公司产品的价值，看出我们的与众不同。

团队协作高效化

针对有价值的询盘， 给出一个专业且高效的回复会让你脱颖而出。我在今年9月份收到一个来自美洲的询盘，客户是另一个行业的，但对我司产品有一个交叉型需求。我在浏览了客户网站，对客户主营产品有一个大致的了解后，得知其他同行不愿意去为客户做到如此细致。在几轮进一步沟通后， 客户仅仅只看了我们的演示视频，连样品单都没下，就直接下了正式订单。在客户给予的这份信任背后， 我想无外乎是我们的专业、高效、细致，给客户留下了深刻印象。

关于询盘的回复，给大家看看以下几个案例：

案例一

We are interested of importing your vases in France.Please quote and send us sample.

我们有兴趣在进口你们的腰包，请报价并寄给我们样品。

笼统点：邮件没有明确指出产品型号及具体要求，例如采购量，就直接要求报价和寄样。

回复案例

Could you kindly tell me more details about thevases you need？

Capacity, function, quantity, target price….So that we can offer the price accordingly.

Apart from that, you can see more detailsaboutourproductsin theattachment.

您能告诉我更多关于所需花瓶的细节吗？例如您所需要的容量、功能、数量、目标价格....以便我们能相应地报价。此外，更多产品细节详见附件。

建议点：

1. 首先，通过网站搜索当地生产同类产品的相关信息，以更好地了解对方的需求；

2.回邮内附公司简介及电子产品画册，让买家方便直接回传产品型号的同时扩大选择范围；

3.另附质量与价格相对有优势的单价表供买家参考（建议PDF格式文件）；

4.针对买家非明确部分，在回邮中点出并引导对方回复（参考案例）

案例二

Hello,

we are a company based in USA and we require 400 pieceswallet model 78-01. Sending us your best FOB prices and delivery time.

我们公司总部在美国，现在我们需要采购400份钱包模型78-01。请回复最优惠FOB价格及交货时间。

不同于案例一，这是一封采购意向明确、客户信息都较为完整的询盘，针对这样的询盘，专业简要的公司介绍和一份具有优势的报价就成为了重点。

回复案例

Thank you very much for your interest in our product model 78-01.

Our company is ………

To comply with your request, the following for your reference:

1. Commodity: Model 78-01 wallet

2. Packing: Each packed in new non-woven bags

3. Quantity: 400 pieces

4. Price: USD two thousand and five (US$2005.00) FOB Shanghai

5. Payment: 100% T/T payment

6. Shipment: 1 week afterpayment

Please note that we do not have much ready stock on hand. Therefore, it is important to reply earlier, in order to enable us to effect early shipment.

非常感谢您对我们78-01型产品的兴趣。我司.......(公司简介）。以下为可供您参考的资料：

1. 商品：78-01型钱包

2. 包装：无纺布袋

3. 数量：400件

4. 价格：上海离岸价2500美元(2005美元)

5. 付款方式：100%电汇

6. 装运：付款后一周交货

由于目前没有太多的存货，烦请尽快回复。

注：设置邮件已读回执，确认客人是否收到回复以确保跟进。

案例三

Hello, We are a wholesaler in France. We are interested in your pet bags for the quantity about one 20# container. The best price & free sample is appreciated.

你好，我们是美国的批发商，我们对你们的宠物袋非常感兴趣，期望采购约一个20#集装箱的。期望能够提供最好的价格以及免费样品。

特点：最直观的一点就是采购数量很大，但是细节并不是很明晰，同时还要求低价+免费样品。

回复案例

Hi there,

Thanks for your inquiry, and we really want to do more business with you, and I think it is the best way to place an sample order which is USD10 shipping included.

If one 20# container （1500pieces）in one order, we can offer you the bulk price which is USD5.5/piece.

Here with enclosed the more model&price list for your reference.

谢谢询价，我们想和贵司保持长期合作关系，我认为最好的方法是订购一个样品单，里面已经涵盖了10美元的航运。

如果您能下一个20#集装箱的订单，我们可以给您提供5.5美元/件的批量优惠价。

随函附上更多的型号和价目表供您参考。

建议点：大量订购询问价格，若是赶上采购季节应该是很有诚意的买家，对他们的回复要详尽一些，内容一般包括样品的价格，采购量和相应的价格，这个报价建议是包括运费的，给买家感觉是给他单独开了一个优惠。

案例四

Werequire a machine suitable for fairly heavy duty.Please send me your current illustrated catalogue and a price list.

我们需要一台适用于打字量较大的打字机。请寄一份最新的附图产品目录和价目表。

回复案例

Dear Sir，

We were very pleased to receive your letter of 5th April answering for typewriters and, as requested, enclose a copy of our latest illustrated catalogue and current price list.

We think the "Portable 95" is a machine that would suit your purpose very well. It weighs 6.5 kg and is a bit heavier than the usual portable, but it is good for heavy duty and at the same time conveniently portable when carried in its case.

We have one of these machines in stock and we shall be pleased to arrange for you to try it.

Although costs have been rising since March, we have not yet raised our prices, but may have to do so when present stocks run out. We therefore advise you to place your order with us at once.

我们很高兴收到您4月5日的来信，现按您来信的要求附上我们最新的附图产品目录及现在的价目表。

我们认为“手提95型”会适合您的需要。这部机重6.5公斤，比常见的手提机稍重一些，但适合于打字量大的工作，同时也可放进打字箱内，便于手提。

目前我们的存货中有这样一台打字机，我们将很乐意为您安排试用。

自今年三月以来各种费用一直在上升，但我们仍未提价，不过当库存一旦售完价格可能会有上浮。为此我们建议您尽快下单。

建议点：这种就是属于对自己的采购意向还不甚明确的买家。这种买家建议是主动出击，给对方主动营销适合的产品并附上产品相关信息以供查阅。

案例五

can you quote me 500sets of t8 led tube 4 feet cool white 265vac voltage constant current. How much?

能给我报500套t8 led管4英尺冷白色265 vac恒压电流吗？多少钱？

回复案例

Dear Adrian,

Thank you for your inquiry, ragarding our T8 tube.The details and price of this item is as below:

Item: T8 tube Model No: J4004

Color: Cool white (6000K)

Cover: milk white

Tube type: T8-1.2m (4 feet)

LED type: 2835 SMD

Voltage: AC95-265V

Power: 24W

Lumen: 2000Lm

IP grade: 20

Constant current:The EXW factory price of 500 sets is $xxx/set.

Validity: 30 days

Payment: T/T

Delivery: 7-10 days

Warranty：3 year

We have the available for quick delivery in quantities to suit your requirements! For more details, please feel free to contact me .

感谢您对我们T8管的询价。这个项目的细节和价格如下产品型号：

......

我们可以根据您的要求快速交付数量。如需更多信息，请随时与我联系。

建议点：这种就是点对点的直球回复，快速利落，同时也可以直接让客户判定是否匹配他的采购需求。

最后，
发完报价还要记得及时跟踪。打一个电话比发十封邮件可能更有效果！

三、如何让客户回复你的邮件

如何让客户回复你的邮件

　　邮件是我们很多职场人士经常遇到的东西，面对对方不回复邮件应该怎么处理呢?下面我为大家整理了关于如何让客户回复你的邮件的文章，希望能为你提供帮助：

　　1、邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言，这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%。

　　2、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余。不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我们建议你，一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余，不过，如是本网线下转发给你的外商询盘，加一句话也无妨。

　　3、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的。那么，“过多”的标准是什么呢?我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”!

　　4、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗?立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此。

　　有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的.规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的;有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户(如印度、韩国)可能会耐心回你，但对大多数欧美客商(如美国)来说，他们一般是不会回复该类邮件的。

　　5、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你;价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要。

　　6、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。

　　7、与客户第一次联系最好用hotmail邮箱，或在邮件中另附上你的hotmail邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用hotmail邮箱一般不会有这方面的问题。

　　8、强烈建议：如你不能报出有一定竟争力的价格，请最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢?对外贸公司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多!

　　总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的目地，你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程，大家何乐何不为呢?

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