写英文电子邮件必须学会的-开头与结尾的细节

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写英文电子邮件必须学会的-开头与结尾的细节

英文电子邮件一般开头和结尾写什么好？

注意几个细节教你写商务英语电子邮件

英文商务邮件格式和礼仪

一、写英文电子邮件必须学会的-开头与结尾的细节

前两天，跟大家盘点了15种改进电子邮件写作的方式，今天要从细项跟大家详细的说说，电子邮件需要注意的地方。

今天的主题是「电子邮件的开头与结尾」。

我们做任何事情的时候常常会感慨：万事开头难！善始善终的结尾也难，写电子邮件也一样。开始下笔的时候很难做到“行云流水”，这个时候我们可以先从最基本的格式开始。

这篇文章会尽量跟大家讲清楚，「电子邮件的开头与结尾」中需要注意的细节。

开 头

开始撰写一份正式电子邮件的标准方式是使用 "Dear 某人的名字"。然而，在非正式的电子邮件中，使用 "Hello 某人的名字"或 "Hi 某人的名字" 也是很常见的。

至于称呼语之后的标点符号，这就会取决于你来自哪个国家而有所差别。举例来说，美国人和加拿大人在书写正式商业书信时会使用冒号。例如：Dear John:（在非正式的电子邮件中，美国人有时会使用逗点。例如：Dear John,）相对地，英国人在称呼语之后不会使用任何标点符号。例如：Dear John

如果你要使用正式的称谓，诸如 Mr.、Mrs.、Dr.，之后必须接某个人的姓氏或全名，但就是不可以接他们的名字。也就是说，Mrs. Bolton、Ms. Bolton、Ms. Dorothy Bolton都是正确的，但Ms. Dorothy就是错的。

有些人写信时只会写出他人的名字。只写他人的名字给人一种严肃的感觉。然而，绝不要只写一个人的姓氏。

一旦你已正确键入了称呼语，你就准备开始撰写该封电子邮件的内容了。一种替书信往来开头的普遍方式就是陈述你写信的原因。下面列出了一些这类的常见用语：

The reason I'm writing (to you) is to...

我来信旨在……

● The reason I'm writing is to inquire about the price of a product.

我来信旨在询问某产品的价格。

My purpose in writing (to you) is to...

我写信给你的目的是要……

● My purpose in writing to you is to let you know about the upcoming meeting.

我写信给你的目的是要让你知道那场即将举办的会议。

另一种替电子邮件开头的方式则是提及某特定事项，或是你的信件收信者所熟悉的先前事件。

I'm writing with reference to / in regard to / with regard to...

我来信是关于……

● I'm writing in regard to our telephone conversation yesterday.

我来信是关于我们昨天电话中的对话。

I'm writing regarding / concerning...

我来信是关于……

● I'm writing regarding the sales report you sent me recently.

我来信是关于你最近寄给我的销售报告。

如果你在回复一封寄给你的电子邮件，你可以先表达一种感激和温暖的感觉。

Thank you (very much) for...

非常感激你……

● Thank you for the e-mail that you sent me yesterday.

感谢你昨天寄给我的电子邮件。

It was good / great to get your e-mail...

能收到你寄来的电子邮件真好……

● It was great to get your e-mail, Brenda.

布兰达，收到妳的电子邮件真好。

结 尾

关于结尾辞，最常见的就是 Sincerely（敬上）、Yours truly（敬上）、Best regards（顺颂安祺）、Regards（祝安好）。其他较少用到的结尾辞包括了 Yours faithfully（敬上）、Warm(est) / Kind regards（祝安好），而在极非正式的信件中最后常会用到 Cheers（再见）。

然而，在使用这些结尾辞之前，使用下列这些用语来总结信件内容也是很方便的：

I look forward to...

我期待……

● I look forward to discussing this matter in person with you soon.

我期待很快能与你亲自讨论此事。

If you have any questions, please don't hesitate to...

如果你还有什么问题，请不要犹豫……

● If you have any questions, please don't hesitate to call me.

假如你还有什么疑问，请不要犹豫打电话给我。

Please let me know if...

请告诉我是否……

● Please let me know if you require any more details.

请告诉我你是否需要更多细节。

That's all for now...

大概就是这样了……

● Anyway, that's all for now. Take care.

无论怎样，大概就是这样了。保重。

以上就是给大家总结的，关于「电子邮件的开头与结尾」需要注意的细节。

写电子邮件，大至用语的表达，小到标点的运用，都是需要我们注意的地方，希望今天整理的知识点，能帮助大家写出更好的电子邮件。

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一、英文电子邮件一般开头和结尾写什么好？

如果收信人不确定，可以写To
whom
it
may
concern,
结尾最常用的是best
regards或者thank
you
for
your
time，两个同时用也可。
落款用yours
sincerely,
XXX

二、注意几个细节教你写商务英语电子邮件

注意几个细节教你写商务英语电子邮件

　　商务英文电子邮件作为对外贸易业务中企业和客户之间最为普遍的沟通方式,在写作时需要注意些什么呢?下面是我整理的一些写商务英语电子邮件的几个细节，希望能帮到大家!

　　1.　Start With an Appropriate Salutation

　　邮件开头称呼要恰当：

　　Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:

　　有些人写邮件不喜欢加称呼，甚至连简单的“你好”都忽略，直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写：

　　Dear Sir/Madam 亲爱的先生/女士

　　Dear Mr. Johnson 亲爱的约翰逊先生

　　Hi Sue 苏，你好

　　Hello Fred 你好，福瑞德

　　Your salutation needs to be appropriate. If you’re writing to a prospective employer, “Dear Mr. Johnson” is probably the best way to go.“Hi Bob” is going to look unprofessional。

　　称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司，“亲爱的`约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。像“你好，鲍勃”更适用于随意的场合。

　　But don’t assume that formality is always the right answer. If you’re writing to a friend of a friend, using “Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted。

　　那么，是不是正式的用语就万能呢?绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件，那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。

　　If in doubt, “Dear [first name]” will usually work just fine。

　　当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适，你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。

　　2.Get Straight to the Point

　　直奔主题

　　Your correspondent won’t want to wade through paragraphs of waffle– so get straight to the point. If you’re writing to someone out of the blue, don’t give them your life story before you make a request。

　　相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。

　　Getting straight to the point might mean that the first line of your email (after the salutation) looks something like this:

　　直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样：

　　I’m working on an article about Acme Widgets for XYZ publication, and wondered if you had a few minutes to answer the following three questions。

　　我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章，不知道您有没有时间回答3个问题呢?

　　Could you supply me with a quote for the following project?

　　可否对下面的设计项目进行引证?

　　I’d like to discuss the revisions with you. Would Tuesday at 2pm be a good time?

　　我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗?

　　I’ve attached the documents you requested at our meeting yesterday。

　　昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。

　　You may well need to include more details, but if you put the important point up front, your email is more likely to get a timely response. If your question comes too far down, the recipient may not even realise that you need a reply。

　　当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。

　　3.Keep it Short

　　内容言简意赅

　　Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in。

　　尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。

　　Do make sure you give enough information for your correspondent to be able to make a decision, if that’s required. You might find that it’s best to offer this as an attachment – you’ll have more flexibility over formatting, and your correspondent can print out the attachment easily。

　　当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。

　　4.Write a meaningful subject line “主题”要有意义

　　在把你的邮件发送出去之前，你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。如果你的主题写得很模糊，或者主题栏是空的话，那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件。

　　我们来看一个例子：

　　Subject: Important! Read Immediately!!!

　　简评：你认为很重要的事情在别人看来却未必如此，你在邮件主题栏里大喊大叫只会让对方觉得你很傲慢，且不专业。邮件的主题一定要informative (具体;提供有用信息)，让对方在没打开你邮件之前就知道你大概要说什么。上面这个主题可以这样改：

　　Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour

　　简评：如果你的邮件内容真的很重要且紧急，那么不妨把主题写得具体些，同时，尝试主题首字母大写，这样可以引起对方的重视。

　　5.Identify yourself clearly 选择一个专业的邮箱地址

　　试想一下，假设你是会议的主办方，在会议开始的前一天，你收到这样一封邮件：

　　To: Bruce Blinderson

　　From:

　　Subject: [Blank]

　　Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?

　　简评：收到这样一封邮件之后，你肯定很蒙：FuZzYKltTy2000是何许人也?这封邮件可以这样改：

　　To: Bruce Blinderson

　　From:

　　Subject: Conference absence, Sept. 10

　　Dear Mr. Bruce,

　　This is Morris Ponsybil from…

　　简评：这封邮件的邮箱地址更专业，收信人可以把邮箱地址和写信人的真实身份联系起来。

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三、英文商务邮件格式和礼仪

英文商务邮件格式和礼仪

　　对于外贸从业的小伙伴们来说，英文邮件是跟客户最主要的沟通方式，其重要性不言而喻，所以大家对英文商务邮件的写作技巧都很感兴趣。但是在学习邮件写作技巧之前，可能我们应该首选关注一下邮件的格式和一些细节问题，处理好这些，可以让我们的邮件更圆满。以下，我为你整理的英文商务邮件格式和礼仪,希望对你有帮助。

　　收件人

　　1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

　　2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。只给需要的'人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。

　　3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。

　　4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。

　　邮件标题

　　1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯，先把标题写好。

　　2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。

　　3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。

　　4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。

　　比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：

　　RE:Art work of minions item

　　附件

　　1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。

　　2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。

　　3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。

　　4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。

　　5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。

　　比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：

　　邮件内容

　　1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是对某个群体发的邮件，可以用「Dear All」作为邮件称呼。

　　2.邮件内容都左对齐顶格写，开头不留空格。

　　3.写正文的时候，把最重要的事情放在最前面，简单的问候之后「直奔主题 」。

　　4.能用简单句的时候不用复杂句，能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了，表述准确。如非必要，邮件尽量不要写的很长，也不要分很多段落，一般三四段即可。

　　5.如果邮件涉及信息比较多，可以按要点进行编号，12345分条叙述，这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒，但是同一封邮件中字体尽量一致，字体颜色不宜过多，最好不要超过3种。

　　6.注意措辞，多用虚拟语气和委婉语气。比如：if……,I would……,Could you……这些句型，既明确了自己立场，又不至于太生硬，更容易让对方接受自己观点。

　　7.电子邮件可以轻易的被转发给他人，也是书面的证据，所以邮件内容务必慎重客观，切不可信口开河。

　　8.邮件最后要对收件人表示感谢，如果邮件开头已经说过感谢的话语，结尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」来呼应开头。

　　9.邮件结尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些，适合所有场合。

　　按照以上要点给大家提供一个简单的模板：

　　▲ 另外需要注意：在跟收件人不熟悉的时候尽量写全名，不要写昵称。

　　其他需要注意的细节

　　1.最好设置一个签名档，里面包含自己完整的姓名、公司全称、公司网址、办公室地址、联系方式，社交账号等信息，方便收件人随时查找。

　　2.邮件写好之后，自己先检查一遍有没有拼写错误，语句不通顺，或者表达有歧义的地方，确认没问题再发送。

　　以上就是一封完整的英文邮件应该包含的要素和需要注意的地方。我们常说细节处见真章，希望大家养成良好的习惯，早日写出完美邮件。

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