采购总监分享如何做好采购的18个技能

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采购总监分享如何做好采购的18个技能

如何做好采购

如何做一名称职的采购总监

如何做好采购

一、采购总监分享如何做好采购的18个技能

采购总监分享如何做好采购的18个技能

采购工作好做吗？以下这18条信息是采购总监对采购工作的精彩诠释，如果你对采购工作十分感兴趣，或者说你现在就是初入采购行的一名新人，小编建议您仔细阅读下以下18条信息，最后对比自身所具备的一些能力，采购工作到底好做不好做，你心里自然会明白了。

1、做采购要十分严谨，如果因为工作上的食物导致公司蒙受巨大损失，采购人员是要负担全部责任的，所以做任何事情都不能有“随便”两字，一定要严谨。

2、与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通好，最好以邮件的形式沟通，并将相关信息及时同业务部门做好沟通，严禁单方面进行操作。

3、采购在接待供货商时，说话要有礼貌，要有好的气质形象，同对方交谈过程中，头脑要灵活，不明白的地方要尽量告诉对方，等清楚后再作回复，公司其它的事情尽量少谈、不谈，找主题重点谈，会客时间尽量在十分至十五分钟之内，谈话时间过长的话，会延误自己的工作，白天的时间是很忙碌的，要懂得合理利用时间。

4、采购工作具有一定的诱惑性，因此，一定不要迷失自我，不要收供货商回扣或礼品(如有尽量回绝)就和供货商走的很近，这样对你对公司都不好，到时会害了自己甚至影响到公司。

5、和供货商相处时，要平等对待，不要认为自己是客户就了不起，这样是没有办法同供货商建立良好的关系，如果保持好关系，后期出现什么问题的话，供货商也是可以帮我们解决部分问题的。

6、采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料，或帮其它人采购物料，这样做是违法的，任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业。

7、所有的供货商都要有《供货商调查表》传真来后，采购亲自填写好《供货商评定表》给上级批合格后，方可采购原料，然后再登记《合格供货商记录》。

8、仓库人员每月应对仓存进行一次盘点，并交一份盘点表给采购部，采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向。

9、后勤在发给《供货商进料不良通知》时，采购了解情况后，(如有挑选所 所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商承担一切费用)。传真给供货商并追踪回复结果，并出具扣款资料给财务扣除货款。

10、采购在作业时遇到难事，要立即告诉上级部门并要求马上处理，不要等到没办法处理了再告诉上级，这样会影响货期，给公司造成损失。

11、供货商提供的样品，采购员要先记录在《样品登记明细表》上，然后再给业务部门确认，然后再回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。

12、供货商传来的报价单，采购要了解市场原料的最低价，才知道怎样降价，采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流，才了解材料最低价。

13、采购没有权力备原材料，需要备原料或安排库存，一定要有业务的备料通知单方可，而且要把备料给上司知道。

14、供货商在报价时，有三种方式:(1)报可以转厂价，(2)开增值税票(注明是含多少点)。(3)不用转厂也不用开税票(普通收据)。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议。

15、采购过程是一个很紧张的过程，有时会一边执行一边做文件，因为这是对外工作，切记要将文件做得清楚有条理，否则会损坏公司的利益。

16、若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要获得上级的批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。

17、由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中，并要求供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话。

18、对于利润过低的销售报价，采购员一定要给上级领导审核后方可报给业务，以保持公司的利润空间。

温馨提示：

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一、如何做好采购

一、 相关产品信息的收集。
市场瞬息万变，产品价格也在不断的变化，要利用有效的工具和资源（网络、报纸、展会等）掌握这些信息，为采购工作做好基础准备。
二、 钻研学习知识技能
做好采购工作，必须熟悉自己所负责的产品知识，要勤奋好学，虚心上进，全面掌握业务知识。提升计算机工作技能，有效提高工作效率。对于新产品、新技能，要善于发现，可有效拓展采购渠道。
3.要分析市场形势，准确把握市场脉络，整个产品的上下游都要搞清楚，这样能够看清市场的走势，这可以说在整个采购中是贯穿始终的，要认真掌握并应用。

二、如何做一名称职的采购总监

采购总监在任何一个公司都是令人艳羡的、灸手可热的位置，坐在这个位置上相信周围的人都对你虎视眈眈，稍有差错将会被别人取而代之。其实，只要你好好把握手中的权力并不断充实和提高某些必备的素质和能力，做一名优秀的采购总监并不难。以下将会告诉你作为一名优秀的采购总监应该具备哪些素质和能力以及如何培养素质与能务。
志士不饮“贪来之水”
采购人员所处理的“订购单”就是金钱，而采购人员本身就是财富的代表。他们经常会被各种各样的供应商所包围。他们会利用各种各样的人际关系向采购投来糖衣炮弹，金钱，女色，珍奇异宝。而作为拥有决定权的采购总监更是各路供应商追逐的猎物。
面对这些诱惑你必须保持廉洁，不能以牺牲企业的利益来换取个人的财富，君子爱财，取之有道，违背法律道德的做法终将害人害己。能够经得起诱惑是对一名采购总监最基本的要求，而对很多人来说，这一点也是最难做到的。有人调查，85%的采购总监的挫败原因可归结为这一点。所以不你坐在这个位置上一定要保持清醒的头脑，时时处处严格要求自己，以企业的利益和自己的长远发展重，不为各种诱惑所动，只有这样才可能成为一名优秀的主管。贪财好色、急功近利是人性的弱点，要能抵抗诱惑往往是说来容易做来难，你一定要时刻记住，“志士不饮贪来之水”这句古训以自勉自励！
平衡协调的合作精神
有人经调查发现成功的主管都有一个共同特点，那就是喜爱与一个或几个合作者共事，并坚信集体合作的力量。无论直观感觉还是理性分析，他们好像都意识到，公司成长的复杂性要求具有多种高超的技能，要各个部门之间的密切配合，一般来说，采购部门的工作离不开与生产部门、技术部门、计划部门、销售部门等的协调与沟通。作为一名采购总监如果缺少沟通合作意识，那采购工作将无法顺利进行，并且会影响到整个企业的良好运转。
所以，不妨人为协调是成功采购总监的明显特征，如同在体育竟技场上一样，超级明星可以决定胜负，但他们永远不能唱独角戏。球场上总是依靠球队的整体力量得分，公司也一样，要靠各个部门和全体员工决定成败。因而，美国许多大公司的年度报告里，最高管理者的照片是集体照，而不是个人照。
勇于承担责任
作为一个部门主管切记不要逃避责任。
每一个主管都应该十分学期工作总结清楚地认识到，成为一名主管的首要条件是要有强烈的责任心。部门主管决不可忽视自己的责任；否则，用不了多久你就会丢掉自己的宝座，即使你不情愿，也总有人会把你赶下去，要么是被上司换掉，要么是被竟争对手击垮。
无论在何种关键的时刻，你都要对自己的言行负起责任，而且要对自己的一切主行及其后果负起责任。忠实于自己的责任与职守，是做一名主管的必要条件。你部下的行为及其后果不是和你无关而是和你紧密相关，因为你的部是在为你做事。然而，仍有不少部门经理在关键或者不愿担负起责任。这种无视后果的行为，给部下做了一个很坏的示范。
他们会把你的行为看在眼里，记在心里，自动效仿而不去承担应负的责任，他们也开始逃避责任。作为部门主管的你不能容许部下逃避责任，否则他们就会犯同样的错误。
深入人心的亲和力
培养自己的亲和力可以使你轻松进入对方的频道。更重要的是你可以和自己的员工建立起无形的心灵之桥，让你的员工都喜欢你、尊重你、相信你。那么至于以后的管理，更可以得心应手。

三、如何做好采购

什么是采购：是指通过交换获取物料和服务的购买行为，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。
　　采购员必备能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。
　　什么样才是好的采购员：采购员必备能力外，要有合理的采购计划，遵守5R原则，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。在不影响企业正常生产下，降低采购成本。
　　采购员须承担的责任：采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。
　　采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。
　　采购员的工作职责主要有：
　　1．订购单的下达。
　　2．物料交期的控制。
　　3．材料市场行情的调查。
　　4．查证进料的品质和数量。
　　5．进料品质和数量异常的处理。
　　6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。
　　采购员的基本素质要求:
　　a. 较强的工作能力
　　采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。
　　a-1分析能力
　　由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。
　　首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。
　　此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析判断。
　　a-2预测能力
　　在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料将来供应的趋势能预谋对策。
　　a-3表达能力
　　采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。“晓之以理，动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。
　　b. 一定的知识与经验
　　采购员特别是管理人员至少应具备专科以上的学历，因为接受过正式专科以下教育训练的学生，其所具备的专业知识与技巧较能符合采购工作的需求。除此之外，采购员最好具有商学知识，如企业管理、流通业管理、流行商品或行销等科系，并以曾修过商品资讯、统计、行销、业务人员管理的人员尢佳。
　　b-1. 产品知识
　　无论是采购哪一种物料，都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。我们很清楚，一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购，尽管他从事采购已多年，但他仍会感到有些力不从心，如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识，补充的途径很多，如自学、参加相关专业培训班等。一些采购员认为，采购员不是搞研究开发的，而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助，故不需掌握太多的专业知识，持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的工程及品管人员并不是时时刻刻在你的左右，况且有时他们因各种原因未必能帮你。对于零售企业采购员来说，对商品的了解要比其他行业的采购员还要深入，因为其必须担负起销售业绩的相关责任。以流行服饰的采购员来说；以家电用品的采购员而言，必须了解产品的功能、技术层次、原料、制程、保修期限等。
　　不过，由于采购员采购的范围大小不一，物料种类为数甚多，更何况流行科学技术发展极为迅速，采购员要如何持续性的拥有产品知识呢？基本上，有几种方式可以供采购人员参考：大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。
　　b-2客观理智
　　采购员在选择商品或商品组合时绝对不能凭自我的感觉，必须要利用科学的方法针对消费者需求与市场流行趋势进行合理的分析，并将分析结果客观地呈现出来，选择最有利益的商品，不因主观的偏见而左右了采购策略的拟定。
　　b-3专注投入
　　对于采购员来说，专注投入相当重要，因为，采购员必须要利用更多的时间去了解市场趋势与发掘更多的供应商，必须常常加班，尢其是生产的旺季，加班到深夜时有所见。除此之外，采购员还必须协助高层主管规划采购策略，因此在年度或每年开始时都会特别的忙碌，采购员必须毫无怨言地投入其中。
　　c. 良好的品德
　　采购员必须具备如下良好的品德：
　　c-1廉洁
　　采购员所处理的“订单”与“钞票”并无太大的差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。无论是威迫（透过人际关系）还是利诱（回扣或红包），采购员都必须廉洁，维持“平常心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误已。“重利忘义”的人，是难以胜任采购工作的。
　　c-2敬业精神
　　“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。固然造成短缺的原因很多，若采购人员能有“舍我其谁”的态度，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。
　　c-3虚心与耐心
　　采购员虽然在买卖方面较占有上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教，不可趾高气扬、傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。居于劣势时，亦能忍让求全，不愠不火，克已奉公。
　　c-4遵守纪律
　　采购员是外出执行采购的人员，他们的一言一行都代表着企业与外界打交道，他们的工作好坏不仅影响企业的效益，而且影响企业的声誉，因此，企业对采购员规定了若干纪律，采购员必须自觉遵守，严格执行。
　　供应商管理办法
　　一.总则 1.为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。 2.本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。 二.管理原则和体制 1.公司采购部或配套部主管供应商，生产制造、财务、研发等部门予以协助。 2.对选定的供应商，公司与之簦订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。 3.公司可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。 4.公司定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。 5.公司对零部件供应企业可颁发生产配套许可证。 三.供应商的筛选与评级公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系。 1.质量水平。包括：（1）物料来件的优良品率；（2）质量保证体系；（3）样品质量；（4）对质量问题的处理。 2.交货能力。包括：（1）交货的及时性；（2）扩大供货的弹性；（3）样品的及时性；（4）增、减订货货的批应能力。 3.价格水平。包括：（1）优惠程度；（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。 4.技术能力。包括：（1）工艺技术的先进性；（2）后续研发能力；（3）产品设计能力；（4）技术问题材的反应能力。 5.后援服务。包括：（1）零星订货保证；（2）配套售后服务能力。 6.人力资源。包括：（1）经营团队；（2）员工素质。 7.现有合作状况。包括：（1）合同履约率；（2）年均供货额外负担和所占比例；（3）合作年限；（4）合作融洽关系。 具体筛选与评级供应商时，应根据形成的指标体系，给出各指标的权重和打分标准。筛选程序。 1.对每类物料，由采购部经市场调研后，各提出5~10家候选供应商名单； 2.公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组； 3.评选小组初审候选厂家后，由采购部实地调查厂家，双方协填调查表； 4.经对各候选厂家逐条对照打分，并计算出总分排序后决定取舍。 四.核准为供应商的，始得采购；没有通过的，请其继续改进，保留其未来候选资格。五.每年对供应商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。六.公司可结供应商划定不同信用等级进行管理。评级过程参照如上筛选供应商办法。七.对最高信用的供应商，公司可提供物料免检、优先支付贷款等优惠待遇。八.管理措施 1.公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。 2.公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。 3.公司减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。 4.公司制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。 5.公司采购、研发、生产、技术部门，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。 6.公司对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系。