职场新人必备的项目知识管理技能

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职场新人必备的项目知识管理技能

职场里最有用的必备技能都有哪些？该如何掌握？

作为职场管理者，有哪些必备的管理技能？

对于职场新人来讲，有哪些通用的职场“硬技能”？

一、职场新人必备的项目知识管理技能

为什么要做项目知识管理？

前面两节说到了知识管理，个人知识管理，今天来说一下项目知识管理，那为什么要做项目知识管理呢？

如果你有过做项目管理的经验或者现在你正在做项目管理的工作，你就会明白做好项目知识管理有多么重要，运用历史项目已经总结过的经验来指导接下来的项目，让项目一次比一次成功。就这样，每做一个项目就进行一次知识收割，通过这种方式积累组织资产。打造属于自己项目团队的专属知识宝库。

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具体如何开展项目知识管理？

知识收割管理可发生在会议前、会议中、会议后。

会议开始前

组织从相关项目团队成员这收集知识，可以问他们，关于这次项目有哪些知识经验可以借鉴使用，希望我们可以一起做好这个项目。温馨提醒：收集这些信息时，语气态度要诚恳，让他们觉得你和他们是站在统一战线上的战友，你这样做也是为了一起做好项目。提前收集经验，能让我们避免走很多不必要的弯路。

会议中

可以一起就这些经验做一个深入的交流，大家各抒己见，有啥好的建议都分享出来，当然，如有不妥的地方，也要指出来，大家面对面交流就是为了知识经验能够流通起来，互通有无。

会议结束后

有讨论就必然要有记录，及时做整理总结并输出会议纪要，输出会议纪要的目的就是为了记录在会议上讨论了啥，具体有啥结果，会议抄送给相关与会人。

一些重要的会议都会提前两天预约会议，你可能会说，为啥要提前2天预约会议啊？！要那么正式吗？还要预定会议室，直接在工作聊天软件上，找到联系人建一个群，直接通知一下，下午我们一起开个会，关于xxx。

这样做看上去是没什么毛病，但是，是有很大的不妥，提前预约时间，表明对这个会议的重视（我们要讨论的事情很重要）希望你可以留出空余时间来参加这个会议，而且开会之前要提前释放会议议题，让大家知道会议要讨论什么问题，也好提前做好应答的准备。

项目结束后的反思 ARR（After Review Reaction）

项目结束后，我们来反思一下，问自己几个问题：

项目还没开始时，我们对于这个项目做的如何抱有什么期望？现在项目结束了，实际又是什么样的结果？期望和实际结果之间有哪些差距？把期望的结果和实际结果的对比，下次应该怎么做才能做的更好？

人不会在同一个地方摔倒2次，一次如果失败了，不可怕，失败乃成功之母，重要的是要不停地积累经验，这就是为什么要总结。果子成熟了就要及时采摘，同样知识也要及时总结收割，不及时总结收割，就没有收获，个人如此，一个组织、一个团队更是如此。

项目在日常生活中随处可见，项目作为一个公司的最小单元发挥着不可小觑的作用，后面会抽出一个时间给大家普及一下项目的基本知识，不出意外，每日一更。

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如何高效进行个人知识管理

一、职场里最有用的必备技能都有哪些？该如何掌握？

职场里最有用的必备技能都有哪些？该如何掌握？

工作场所其实就像战场。不仅要注意专业技能，还要注意其他方法。作为一个想在工作中生存的人，必须掌握必要的技能，才能在工作中稳定地走路。当然，掌握了这些技能后，并不意味着你在工作中可以呼风唤雨，但至少不会有太多错误。大家都知道，工作中最不能容忍的是细节上的错误。所以我们必须掌握必要的技能。那么，什么样的工作场所的必要技能是我们必须掌握的呢？

办公软件使用能力。刚入职的新员工进入部分公司企业后，会发现能熟练操作PPT函数公式或文档排版等办公软件。这些都是非常必要的小技能，是基础的。做PPT可以更明确地表达自己的思想和计划，更容易接受，更好地管理自己的知识。公司企业中有很多方案需要通过PPT提交。如果被分配进行数据整理工作，就会发现函数和排版是非常必要的技术。Excel和WPS都有相关的东西，但如果不熟练，就会对Excel和WPS感到特别陌生。因此，熟练地操作办公软件是第一个必需的技能。

强大的移动性。当我们进入工作岗位时，你会发现拖拖拉拉不是什么好习惯。我们必须言行一致，而且我们必须学会坦诚。这样就能得到别人的尊重和信任。作为一名小职员，如果你的行动力不足，很容易被淘汰。做事一定要计划好。最好提前做好自己的行动计划和方案，然后付诸实践。如果我们的行动力不够，很快自己就会被别人轻易踢开，被公司企业淘汰。

要具备察言观色的能力。察言观色也不是说一定要看别人的眼色行事，但至少要知道什么时候说什么，做什么事。要理解上级领导给的暗示，不能做那种没有眼色的人，经常得罪人。当然，这种能力也不是天生的。后天可能需要一些培养，初期可能会经历比较多的曲折，但只要努力，学会了解别人的身姿和语言细节，我们就会有这样的能力。工作中需要掌握的必要技能学习能力是必须的。不管在大学学习的专业是什么专业，专业是什么样的好，实际上进入工作岗位后，你会发现在大学学的专业实际上在工作中几乎没有用。这时千万不要混乱，不要想放弃。因为不管进入什么行业，都要学习。从0开始，只有努力学习，才能学得更快，更多，有努力学习的态度，才能在工作中更快地成长。

二、作为职场管理者，有哪些必备的管理技能？

经理人的技能反映了管理工作的各个方面，是管理者的表现，可以有效地控制，提高管理进程是一个面向人的复杂纪律。因此，对于管理人员来说，必要的管理技能有助于更多的工作，管理者所需的管理技能是什么？决策技巧。做出决策，分析是管理者的基本技能，经理工作中有许多科学决策。选择决定命运，决定是这种情况，科学和正确的决策可以帮助管理在正确的方向上的工作。

经理人可以吸收一些管理最新知识，当时他们的日常工作，参与一些专业的管理培训和讲座，加强自己的理论培养，并在工作中倾听更多的时间，掌握市场和员工动态，探索你的心脏问题，您可以在遇到问题是科学地分析问题，并提出更好的决策计划。

授权技能。作为管理员的经历，有广泛的业务，不得在没有重大事件的情况下管理。为了工作，经理需要成为一个团队的教练，并用授权方式给出下属空间，以便能够在很多事情中，但也实现了更好的结果。合理的授权要求经理清除他们的工作任务，可以向员工获得许可？哪些员工适合这项工作任务？我会记住你对你的下属的信念，让下属放手，及时你的下属在控制中沟通和进步。文化也是经理的重要责任。

沟通技能。在管理层中，没有足够的沟通，无法实现理想的效果。与上级，下属或客户沟通时，良好的沟通技巧可以让您更灵活，这可能与人们的人际关系，工作性能等有关，因此管理人员的沟通技巧非常必要。无论您的位置的哪个级别，更多的沟通都不仅仅是他人的意见，而且不仅反映了他自己的培养，还表达了对他人的尊重。通过您的信任和真诚的沟通，让员工有机会表达他们的意见，可以促进更好的交流，消除误解和矛盾的工作，建立一个良好的工作氛围，更有利于团队管理工作。

三、对于职场新人来讲，有哪些通用的职场“硬技能”？

一、通用的职场技巧

1.时间管理

• 甘特图：甘特图类似是项目列表和 calendar 的结合产物。纵轴是项目列表，横轴是时间。这个工具主要用在项目管理中。接到一个项目之后，肯定要做任务拆解和分配，之后按照 deadline 来推算 milestone 和每个项目的时间。根据这个可以清晰分化项目，并且可以相对准时的完成项目。

• 任务分级，优先排序：月有阴晴圆缺，任务有轻重缓急（我这都胡说八道什么……）。任务可以按照轻重缓急进行四象限划分，重要紧急的先做；不重要不紧急的，考虑以后慢慢做或者交给别人做；不重要但是紧急的，加塞做，或者交给不忙的人帮忙做；重要但是不紧急的，抽空做。

• 合理授权（甩锅）：甩锅不一定是贬义词，你身上的锅太多，对于团队也不是好事情，如果你干不完，影响了整个项目的周期，还不如把任务交出来让其他成员麻烦一下。

2.Excel

要擅长使用Excel，甚至要精通！！很重要一点，对大多数人来说，这是一个基础的工具。数据展示，项目管理，都要用到。周期性的工作用它管理起来。

比如每周的周报，甚至每天的日报，画项目进展的甘特图，每周数据报表更新等等。

3.周报

这是写周报，不是写作文！不是写读后感！更不是写日记！！

简单说一下周报的形式，下面是我周报的大概。

无论是手上的做的事儿有多小，也要用科学的管理方式管理起来。这个格式表格里有这么几个维度。

• 目标&价值：做任何一件事情都会有目标和价值，这个目标可以是可量化的，也可以是定性的。这样同样能帮助到你让老板了解到你做的事情，价值是什么。

• 近期目标：做一个长期的项目，有了大目标之后，过程中，最好能设置一些过程目标，这样能很好的帮助你阶段性的完成这项任务。就跟长跑一样，可以先给自己定先跑个1000米，跑完后，再咬咬牙，跑500米，再尝试跑300米，这样不断给自己设定小目标。

• 进展事项：完成了目标的设定，你就会想方设法去达成你的目标，所做的事情都是围绕着目标去的。这里也可以帮你梳理清楚，哪些事情是跟你核心目标相关，优先级靠前，哪些事，对你的目标没什么影响，可以暂时放一放。
• 数据情况：这里的数据情况，更多的是工作好坏，项目好坏的监控工具。知道哪里出现问题，才知道下一步应该怎么去优化，怎么去改进，才能达到目标。

4.PPT/逻辑思维能力

为什么要把PPT和逻辑思维能力放一起来讲。因为这两者实属是强关联的。现在无论你是去百度还是知乎上搜索关于PPT的帖子和回答，千篇一律的是在教你怎么调色、怎么选字体、如何排版、怎么处理图片等等。做出来的PPT让人赏心悦目，美观是美观了。

但请记住，在职场里，PPT的『内容』是最重要的，想一下，你做PPT的目的是什么？是为了让别人记住你PPT做的好吗？肯定不是啊。是让别人记住你分享的『内容』。通过展现PPT去达成你的目的，而PPT只是一个展现手段，再而如果PPT过于花哨，会影响听者对『内容』的关注，如果加上『内容』本身再很缺乏，会让被人觉得空有其表。

那什么才是算一个通用的『好内容』？

逻辑思维能力在这里就起到了比较重要的作用。人在认识事物的过程其实是借助概念、判断、推理等思维形式去整合后产出的一个理性认识。如果你讲的内容有条有理，逻辑严谨，会让听者更容易接收你的内容信息，也就更容易达到你所想要的结果。

总结了下写PPT要注意以下4个要素：

• 全篇框架清晰

我写PPT比较喜欢总分总的结构，开始会有一个篇章会把我所以要讲的内容都概括在一页里，这样可以让听者有一个大概的认识和心理预估。同时也是帮助你自己更好的能把之后的内容写清楚

• 逻辑思维要强

这个点大可以体现在正片文章中，小可以体现在你写的每句话种，主要包括：

• 推理思维：从已知的概念、现象去判断或去预测推理的过程。通常会有因为a，则有B或不存在B

• 平台生态思维：也是比较重要的互联网思维，任何一个问题的引发，背后都可能是一个生态中的一个环节出现了问题。就比如说，消费者签收验货，经常逼着眼睛签字，然后发现商品出现了问题，结果本人签收，自己承担责任。有人说，现在的快递，谁还能一个个去签收啊。这是谁规定的啊，合同法第三百一十条明确有写，你需要当面签收，但这个规则真的合理吗？合同法正式施行的时间是1999年，那会连淘宝都没出生，当时那个环境下制定出来的条款，肯定是没有预料到现在物流会这么发达的，然而这条规则到现在都没变过。这其实就是从一个单点问题到背后平台规则的问题的思考路径。
• 减法思维：尽可能用少的要素达到最佳的效果；聚焦在一个点上做到最好；
• 执行思维：也就是上面提到的从一个复杂的项目拆解成N个简单的任务，然后再基于时间管理给每个任务设定完成的步骤，既是从项目——任务——步骤的过程

• 内容主次分明，重点突出

这个不多说，给大家看个报告就知道什么意思了，感受下。

5.语言『简洁』技巧

在职场，我太喜欢语言『简洁』式的沟通了，一个5分钟能讲完的事儿，偏要扯个1小时是最受不了的。职场里不是谈恋爱，效率是第一位。

部门要采购一台相机，年轻人去京东一搜，筛选出了两台，回来汇报说“有两台备选，A款5288，B款6288，买哪个？”废话我知道这俩有啥区别？然后汇报说“一个是CCD 一个是CMOS ，一个支持HDR，一个不支持，一个配1855头一个配2470头……领导你看买哪个？”

实际上可以简化为“我选了两台，考虑到我们是用于室内人像拍摄，并且有视频的需求，我建议买B款，当然如果预算不够的话就买A，也能满足基本需求。”

再举个简单的例子：

描述1：我们希望用户的服务请求能在第一时间就得到我们平台的响应

描述2：用户需求快速得到响应

还有就是我们很多情况下要去汇报一些事情或突发情况。其实是有一些技巧在的。

比如：

由于xxx，造成xxxx问题。（描述现状）

导致xxx结果。（结果）

个人觉得这样的背后XXXX。（感觉）

建议采取XXXXX。（给出建议）

6.其他技巧

• Google Docs：跟 Office 套件很类似，但是有一个功能很特别，叫做“表单”，懂得科学上网的同学，建议了解一下这个强大的功能。表单用于做调查非常合适。加之 Google Docs 的协作功能非常强大（比如可以好几个人同时编辑一份表格和文档，还可以彼此留言互相@），有很多公司愿意使用它代替 Office。

• 各类云盘：Dropbox、Google Dirve、One Drive 等等，都有可能会是一些团队进行文件存储和共享的选择，了解一下如何共享、权限如何设置也是有必要的。

• 思维导图工具：Mind Manager、Xmind 等，都是强有力的思维导图工具。逻辑不清晰或者 idea 太多的时候，可以具象化出来，帮助自己进一步深入思考。也可以用这类工具进行流程、组织架构的梳理等等。

• 信息搜索：互联网时代，信息的获取变得相应廉价，其中一个必不可少的技能就是搜索。至少你要知道在百度和知乎怎么搜索~探索吧，少年，这真的不仅仅是把想问的直接敲上去按回车就结束的技能。不信你试试在百度上搜索“应届生 求职”、“招聘 应届生”和“校园招聘”。

• 岗位相关的工具：比如产品经理要熟悉 Axure，设计同学必会 PS 等等。

• 有条件的话，Windows 和 Mac OS 都需要熟悉：每个公司配的电脑不同。如果有公司给配的是苹果电脑，除了可以拿出去嘚瑟以外，你得知道系统怎么操作，别让最基础的操作降低办公效率。

二、最该培养的基本能力

日本职业研究专家大久保幸夫在《12个工作的基本》中给出了答案。在本书中，大久保幸夫从工作的本质出发，用通俗易懂的语言向读者讲述一套适用于解决工作中所有问题的基本方法。无论你是职场小白还是职场老鸟，只要掌握这12种基本能力，升职加薪不在是梦想。

我们先来看看每个年龄段对应的相应锻炼技能。

从图中我们可以看到，最底层的能力越早培养越好，而一些诸如商谈力、委任力、传授力可放到30、40岁在来培养也不迟，甚至可以说效果可能更好。但不管是先培养那种能力，我认为职场中最为重要的能力是目标发现力、持续学习力、协调力这3种能力。

1.目标发现力

你会发现身边的同事或者包括你自己，在没有得到上司命令安排具体工作时，就会什么都不做，这样的人大久保幸夫称为“待命族”。这类人就是完全听从上级的指示，从来不自己思考工作到底是为了什么，失去了主动决定工作目标的能力。

我在公司开会的时候，经常会听到上级领导不断的强调“主人翁精神”，希望每位员工都把公司当成自己的企业，我想这和作者在书中强调的目标发现力是相同的。不管任何公司都不希望自己的员工是没有目标和梦想的人，因为只有具备了目标发现力，你才有可能掌握“问题发现能力”及“解决问题的能力”，而这两种能力，不管任何时候，都是职场中最为迫切和重要的技能。同时也只有你真正的行动起来，朝着目标不断的提升自己，才有可能摆脱终日碌碌无为的状态。

2.持续学习力

学习想必很多人都不陌生，毕竟自己20岁以前都在学习，而且也都是持续的学习，那这个能力应该每个人都具备了才是。但是，在职场中，你会发现很多人都不会学习，甚至说不懂得如何学习。

从小学直到大学，都是通过考试、作业等外部强制力来要求学习，许多人学习不是自主性的学习，大学毕业后，你会发现许多人出了校门，没有考试、作业，很少人会再去系统的学习，试着回想一下，你有多久没有看完有一本书了？你有多久没有针对一个知识，去认真的学习实践？

我的闺蜜小C，因大学的时候学的是中文，但是她毕业后对各种文书类的工作都不感兴趣，唯独喜欢摄影，所以她自费去学习摄影的各种培训课程，并买了大量有关摄影的书籍，同时积极的参与各种摄影展，希望从中能提高自己的摄影技术，实现她摄影师的梦想。现在的她已经甩我好几条街了，她的摄影技术也达到开个人展的水平了，我看着她一步步走来，着实佩服她的学习能力。

若在职场中，每个人都能与时俱进、持续不断的学习，还怕90后，00后等新生力量替代你的位置么？甚至还怕买不起2万/平方米的温馨小屋么？

3.协调力

协调力就是调整、中介、推进事物的能力。在我看来，协调力就是能够在有效时间内，把事情涉及到的人和事都妥善安排的能力。协调力在12中基本能力中算是最高级的能力，是一种必备的综合技能，而且不管你是职场小白还是职场老鸟，协调力是贯穿你整个职业生涯中最重要的能力。

为什么这么说？因为协调者首先要具备相应领域的专业知识和人脉，然后要发现对方的需求，偶尔还要一边教学，一边制定最完善的计划，并且当涉及多个利益相关者时，协调者需要居中协调，妥善地加引引导，促使众人达成共识，确定统一目标。

所以协调力，不是单独存在并可独立锻炼的技能，它需要在其他11种能力基础上，不断的去打磨自己，这也是为什么协调力是更高级别能力的原因，因为协调力本身就是11种能力的综合。

以上3种能力我认为是职场中不可或缺、必不可少的技能，当然，并不代表其他的能力不重要，而是你需要根据自身的情况，有目的、有意识的去提升自己现阶段必须与相匹配的能力。