企业档案的收集方法

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企业档案的收集方法

企业档案该如何整理？

如何快速有效的整理杂乱的企业档案？

企业档案管理的有效措施

一、企业档案的收集方法

归档是企业文件向企业档案转化的标志，这项工作由归档文件交接双方——企业业务部门和档案部门共同完成。按照归档制度，接收其内部各个文件形成部门移交来的文件是企业档案部门收集工作的基本形式。

随着中国经济、政治体制改革的深入，企业管理内容和方法的拓展以及企业档案管理机构的形式和层次的多样化，企业档案收集工作的对象、内容、方法等也都有了较大扩展，形成了以接收归档为主体、多种方式并存的局面。通常，企业档案的收集方法主要表现在以下几个方面。

一、职能部门移交文件归档

这是收集工作的最基本的途径，这条途径的畅通与否是决定企业档案收集工作质量的关键。企业接收归档的工作主要是借助于相关的制度，指定各部门负责移交文件归档的工作人员。由于企业各种文件的形成规律不同，所以文件移交归档的负责人的情况也不同：对于科技、生产部门而言，归档负责人一般与专业活动的负责人相同，而后者可能随项目的不同而变化；而其他部门移交归档的负责人则可相对固定。

二、外企业转让或移交

企业与外部环境的各种交流急剧增多，信息交流是其中至关重要的一种交流途径，因此外企业档案转让或移交是信息交流的一种重要形式。企业档案部门应关注外企业档案流入的情况，及时将这些对企业有重要凭证和查考价值的档案收进档案部门。

可能会向企业转让或移交档案的机构主要包括：

( 1) 向本企业转让资产产权的机构，资产移交的同时也移交相关的文件。如企业收购、兼并其他企业，被收购、兼并的企业的重要档案必然也要向本企业移交。

( 2) 通过贸易活动向本企业出售科技成果的机构，多数时候是以科技文件的形式移交给本企业。

( 3) 其他档案机构，如其他企业的档案室、档案馆等，这些机构与本企业的档案部门之间往往保持着良好的合作关系，其互相交流的材料也是收集的对象。条件好的大型企业的档案部门，还可以开办代存档案的业务，通过订立一定的合同，代为保管其他企业的档案。

三、档案的寄存、捐赠或转让

企业人员在非职务活动中形成的一些资料，特别是一些科技发明，虽然是个人的档案，但对本企业的生产、经营活动也有一定的价值。企业档案部门应向本企业人员多宣传，鼓励其寄存、捐赠和转让相关档案，并予以适当的补偿和奖励。

四、面向社会收集、征集相关材料

这种收集档案的方法旨在广开来源，丰富企业的档案室( 馆) 藏，加强企业档案部门的对外交流。它包括：向社会征集有关本企业历史的材料，购买与馆藏科技档案有关的技术资料，从媒体中剪辑与本企业有关的消息等。

总之，企业档案部门应采用多种收集方法，全面、有效地开展收集工作。从收集手段讲，以接收归档为核心，以征集、征购、购买、代存、实测补制等为补充；从收集形式讲，应将收集工作与计划管理相结合、接收归档与现场收集相结合、随时收集和集中收集相结合、收集工作与利用服务工作相结合。

一、企业档案该如何整理？

每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。
第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。
概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。
2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。
3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。
4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；
2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；
2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。
简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。
第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。
行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。
业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。
第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。
第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步 填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

二、如何快速有效的整理杂乱的企业档案？

1、提高档案管理人员素质。

要注意加强档案工作队伍建设，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

2、健全档案管理制度。

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3、改进和完善档案功能。

使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

4、采用信息化管理手段。

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统、档案软件系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。

5、做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

三、企业档案管理的有效措施

　　导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

　　企业档案管理的有效措施

　 　一、企业档案管理在企业发展中的位置

　　企业档案是企业在发展过程中表现出来的可以对本企业形成有益的推动的和经验总结的包括文字、图像、影音等各种不同的相关的历史记录。企业档案管理在企业中的作用为：1.企业可以根据企业管理档案提供的历史档案进行企业新科技的发展;

　　2.企业档案中存在各种有关企业发展的科技档案，都可以做为推动企业发展的知识动力;3.企业档案可以完美的表达企业经济效益和社会效益;4.企业档案能够将企业文化完美的表达出来。

　　二、企业档案管理工作中存在的问题

　　(一)企业对企业档案管管理工作不够重视

　　大部分的企业档案管理工作并不是为了企业自身的管理提高而进行必要性工作，一方面企业是应付上级检查做的一种无耐之举，另一方面企业的一些无关紧要的文档也有一个“安身之处”

　　。所以，很多档案归档后再被利用的机率很小，这也可以看出企业对企业档案管理工作并不重视。因此，企业对企业档案管理工作不会投入过多的经费。因为在现在市场经济引导下，企业非常重视生产和企业形象的投入，但是对企业档案管理办公建设却很少有更多的投入，有的企业甚至档案室建设得很粗糙，与国家规定的档案管理基本建设要求都达不到。

　　(二)企业档案管理没有形成健全的制度

　　很多企业虽然建立了企业档案管理室，同时也对档案的收集做了相关制度的规定，但是制度中往往会出现漏洞，造成企业档案收集不及时，整理出的档案不健全，因为记录不全一些借出的档案无法收回，或有一些档案记录被修改等现象。

　　(三)专业档案管理人员不健全

　　大多数企业为了节省开支，由文秘人员兼任，而文秘工作人员由于工作项目较多，对这摊活无法及时有效的把握，使企业档案管理工作出现漏洞的现象并不少见。有的企业虽然有专业的企业档案管理人员，但是企业很少进行培训，使档案管理人员对档案管理工作缺少专业性和知识性，导致专业水平下降。

　　三、加强企业档案管理工作的建议

　　档案信息量庞大，资源丰富，但是这种资源更多的是企业的原生资源，如果不加以科学的归类，则是一堆无法利用的零散资料。所以企业档案管理需要将日常工作中的各类文件资料进行积累和归类，按照科学的方法进行整理，根据企业内部需要的门类要求进行各种分类，进而使企业在发展过程中提供有效的档案。

　　(一)企业要提高对企业档案管理的重视度

　　对企业档案管理的重视首先要表现在企业领导身上，企业领导要对企业档案管理室的重要性有充分的认识。完善规章制度，具体落实，从而促进企业档案管理人员的工作积极性和责任心，切实加强企业档案管理工作人员的使命感。

　　要求企业档案管理的工作和思想认识都要与时俱进，与时代的发展保持一致。以科学发展观武装自己。在工作中，利用现代的科学技术完成企业档案管理工作。通过企业上下一心的努力，将企业档案管理室建设成一个信息资源健全，设备先进的档案管理体系。

　　(二)规范企业档案管理体制

　　首先要设立专业的档案管理工作人员，在企业档案管理工作人员的协调下完善和健全企业的档案管理，使档案管理有一个健全的组织保障;其次是企业档案管理必须跟着企业的步伐前进，即年初预计，年底总结，平时还要不定时进行检查指导工作，不能成为应付上级而做的.样子货。

　　最后是依据企业实际情况对企业档案管理室制定相应的岗位责任制和考核制度，制定目标责任制，将能否科学合理的收录档案和是否能将档案进行系统的整合与分离都纳入岗位责任制中去，利用奖罚制度提高企业档案管理工作人员的工作积极性。

　　(三)提高企业档案管理人员自身的素质

　　首先要提高企业档案管理的职业道德素质，具体的来说，应该是企业档案管理人员必须根据事实进行归档，不能按照个人喜好或个人恩怨行事，这是对档案和企业历史的尊重;

　　其次，要保证档案应有的安全，对档案保密是企业档案管理工作人员必须具备的专业素质，所有这些都需要企业档案管理人员具有很好的专业理论基础，所以必须以培训或学习的方式提高企业档案管理人员的专业素质，使他们了解档案工作的基本方法和规律。

　　最后，企业档案管理人员要有创新意识，在基础知识扎实的前提下不断加强各项业务的知识，不断认识新事物，研究新方法，用新的思路来解决工作中遇到的问题，进一上不提高企业档案管理的工作水平。

　　四、结论

　　企业档案管理工作是企业管理不可或缺的一部分，企业领导可可以根据企业档案管理工作了解企业的各项工作状况，如果发现企业发展不如意的情况，还可以适时调整管理策略，这可以成为企业发展的一个有力的支持;

　　另外，作为企业有力的大后方，可以为社会提供企业发展的经营成果，为企业和社会各界沟通作为有力的依据。企业档案管理与企业的发展密不可分，它可以为企业提向经营效率和转换经营战略提供有力的保证。所以为提高企业在市场的竞争能力，还需要不断提高企业档案管理工作。